Το υψηλό κόστος παραγωγής και διατήρησης των εγγράφων, η αναποτελεσματική στρατηγική διαχείρισής τους, καθώς επίσης και η ανάθεση εργασιών σε τρίτους φέρονται ως τα κυριότερα ζητήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις σήμερα σχετικά με τη διαχείριση των εγγράφων τους.
Τα παραπάνω προκύπτουν από πρόσφατη έρευνα που διενεργήθηκε από την ανεξάρτητη εταιρεία αναλύσεων International Data Corporation (IDC) για λογαριασμό της Xerox σε 14 χώρες της Ευρώπης.
Σύμφωνα με τα αποτελέσματα της έρευνας, το κόστος της δημιουργίας, παραγωγής και διαχείρισης των εγγράφων αναλώνει, κατά μέσο όρο, το 5 – 15% των εσόδων των εταιρειών και περίπου το 45% του χρόνου των στελεχών. Παρά τα ανησυχητικά αυτά μεγέθη, σύμφωνα με την εν λόγω έρευνα, οι αποτελεσματικές στρατηγικές παραγωγής και διαχείρισης εγγράφων σπανίζουν και είναι λίγα τα μέλη των διοικητικών συμβουλίων που αντιλαμβάνονται τα πραγματικά και υπαρκτά κόστη που συνδέονται με την παραγωγή και διαχείριση των εγγράφων.
Σημειώνεται ότι από το σύνολο των ερωτηθέντων στελεχών, σχεδόν τα δύο τρίτα αυτών (65%) αποτυγχάνει να παρακολουθήσει την πορεία του κόστους των εγγράφων, το 90% των εταιρειών αδυνατεί να εκτιμήσει τα ποσά που διαθέτει ετησίως για τη συντήρηση και παραγωγή εγγράφων και μόνο το 10% των υψηλόβαθμων στελεχών είναι σε θέση να δώσει μια εκτίμηση των σχετικών δαπανών.
Η πλειονότητα των ευρωπαϊκών επιχειρήσεων θεωρεί ότι τα έγγραφα είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχημένη λειτουργία της εταιρείας τους και οι περισσότερες ευρωπαϊκές επιχειρήσεις πιστεύουν ότι μια κατάλληλη στρατηγική διαχείρισης των εγγράφων θα αυξήσει την παραγωγικότητα, την αποτελεσματικότητα και την απόδοση των κερδών της εταιρείας. Τα στελέχη των εταιρειών από την πλευρά τους υποστηρίζουν ότι η στρατηγική διαχείρισης των εγγράφων που ακολουθούν είναι αρκετά αποτελεσματική.
Παρόλα αυτά, όπως επισημαίνεται στη σχετική έρευνα, το γεγονός ότι εξακολουθούν να αναλώνουν το 45% του χρόνου τους στη διαχείριση των εγγράφων καταδεικνύει ότι οι περισσότερες από αυτές τις στρατηγικές χρήζουν αναθεώρησης.
Η ανάθεση εργασιών σε εξωτερικούς συνεργάτες με σκοπό τη βελτίωση των διαδικασιών και του κόστους είναι ένα από τα θέματα που εξετάζει η πρόσφατη έρευνα της IDC, σύμφωνα με την οποία το 60% των ευρωπαϊκών επιχειρήσεων φέρεται να έχει ήδη ή να σκοπεύει να αναθέσει σε τρίτους σημαντικές επιχειρηματικές πρακτικές. Με το 90% των επιχειρήσεων να μην είναι σε θέση να υπολογίσει τις απώλειες πόρων από τη διαχείριση των εγγράφων και το 25% των ερωτηθέντων να υποστηρίζει ότι ο βασικότερος
λόγος για ανάθεση εργασιών σε τρίτους είναι η έλλειψη των μέσων αυτών εσωτερικά στην εταιρεία, η εισαγωγή εξωτερικής εξειδίκευσης καθίσταται σε πολλές περιπτώσεις απαραίτητη.
Τα αποτελέσματα της έρευνας επιβεβαιώνουν την ταχύτατα αναπτυσσόμενη αγορά ανάθεσης εργασιών πανευρωπαϊκά, ενώ και στην ελληνική αγορά εταιρείες όπως η Citibank, η Kantor, η MRB Hellas, η AB Βασιλόπουλος κ.ά. έχουν συνάψει συμβόλαια παροχής document outsourcing υπηρεσιών στο δικό τους χώρο με την εξειδικευμένη οργάνωση Xerox Business Services της Xerox Hellas.
Η μεθοδολογία της έρευνας IDC
Η έρευνα διενεργήθηκε σε δείγμα 956 υψηλόβαθμων στελεχών που εμπλέκονται στις διαδικασίες αποφάσεων για ενέργειες αναφορικά με τη διαχείριση των εγγράφων, καθώς, επίσης και άλλων πληροφοριών μέσα στους οργανισμούς τους. Πρόκειται για πανευρωπαϊκή έρευνα που πραγματοποιήθηκε σε οργανισμούς με προσωπικό άνω των 500 ατόμων και ολοκληρώθηκε τον Σεπτέμβριο του 2003. Η έρευνα πραγματοποιήθηκε στη Μεγάλη Βρετανία, την Γαλλία, τη Γερμανία, την Ιταλία, την Αυστρία, την Ελβετία, το Βέλγιο, την Ολλανδία, τις Σκανδιναβικές χώρες (Σουηδία, Δανία, Φιλανδία), την Ισπανία, την Πολωνία και την Τσεχία.
