Στην προκήρυξη ανοιχτού δημόσιου διεθνούς διαγωνισμού για την προμήθεια του εξοπλισμού και τη βελτίωση και επέκταση των δικτυακών υποδομών του υπουργείου Εξωτερικών και των Αρχών Εξωτερικού (πρεσβείες, προξενεία) προχώρησε με απόφαση του υφυπουργού Κ. Γεροντόπουλου το υπουργείο Εξωτερικών.
Ειδικότερα πρόκειται για συγχρηματοδότηση από τα Ταμεία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΣΠΑ) η οποία ανέρχεται σε 4,32 εκατ. ευρώ, ποσό που αντιστοιχεί στο 95% του συνολικού προϋπολογισμού του έργου. Το Δημόσιο, με συμμετοχή μόνον 5%, εξοικονομεί πόρους και αποκομίζει πολλαπλάσια οφέλη, σύμφωνα με το ΥΠΕΞ.
Mε το έργο αυτό θα ολοκληρωθεί η πλήρης ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων με το Σύστημα Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων (ΣΗΔΕ), το οποίο ενοποιεί και διαχειρίζεται όλες τις πληροφορίες του υποστηρίζοντας την ηλεκτρονική λήψη και αποστολή εγγράφων στο σύνολο των δημόσιων και ιδιωτικών φορέων εντός και εκτός της χώρας, καθώς και στο σύνολο των ελληνικών διπλωματικών Αρχών.
Επιπλέον, προβλέπεται να ικανοποιηθούν οι προδιαγραφές του πλαισίου για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση, θα εκσυγχρονισθεί η τεχνική υποδομή των επικοινωνιών μεταξύ των Αρχών Εξωτερικής Υπηρεσίας με την Κεντρική Υπηρεσία και θα ξεπερασθούν υφιστάμενα, χρόνια τεχνικά προβλήματα.
Εξοικονόμηση
Παράλληλα αναμένεται να μειωθεί σε τεράστιο βαθμό το κόστος των επικοινωνιών και θα υπάρξει μεγάλο οικονομικό όφελος από εξοικονόμηση φυσικών πόρων (χαρτιού και γενικότερα έντυπου υλικού), τηλεπικοινωνιακού κόστους και ανθρωποωρών.
Το έργο έχει περάσει από στάδια αλλεπάλληλης επεξεργασίας για την ορθή του κοστολόγηση, καθώς και από δημόσια διαβούλευση, ενώ έχει ελεγχθεί από τις νομικές υπηρεσίες του υπ. Εξωτερικών. Ο σχεδιασμός του ξεκίνησε το 2011 με τη σύσταση ειδικής ομάδας για την υποβολή ολοκληρωμένης πρότασης για χρηματοδότηση στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ, με τη σύμφωνη γνώμη όλων των εμπλεκόμενων διευθύνσεων του Υπουργείου.
Η πρόταση εγκρίθηκε, τον Μάιο του 2012, από την αρμόδια Διαχειριστική Αρχή του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Ψηφιακή Σύγκλιση» του Υπουργείου Ανάπτυξης και το σχέδιο προκήρυξης, αφού ελέγχθηκε τόσο από νομικής όσο και από τεχνικής πλευράς, εγκρίθηκε, τον Ιανουάριο του 2014, από την αρμόδια Διαχειριστική Αρχή.
Το συνολικό κόστος του έργου μειώθηκε σε σημαντικό βαθμό και από το γεγονός ότι η τεχνική περιγραφή και όλη η εργασία προετοιμασίας των τευχών για τον διαγωνισμό έχουν γίνει αποκλειστικά από το ειδικευμένο προσωπικό του υπουργείου Εξωτερικών.
