Aπό τα πλέον σημαντικά βήματα για μία επιχείρηση είναι η ορθή και αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. Αυτό συνεπάγεται ότι η επιχείρηση πρέπει να χαράξει τη στρατηγική της και με βάση αυτή να θέσει συγκεκριμένους και μετρήσιμους στόχους.
Βασική προϋπόθεση και παράγοντας καθοριστικής σημασίας είναι η ροή χρήσιμων πληροφοριών προς τα στελέχη που θα πάρουν αποφάσεις και θα σχεδιάσουν τις επόμενες επιχειρηματικές κινήσεις. Οι πληροφορίες αυτές αποτελούν βάση για τη λήψη έγκαιρων αποφάσεων και για τον ορθό έλεγχο της εικόνας της εταιρείας.
Τα σωστά πληροφοριακά συστήματα (ERP) που μεταφέρουν αυτές τις πληροφορίες μέσα σε μία επιχείρηση, μειώνουν κατά πολύ το επιχειρηματικό ρίσκο και παρέχουν αξιόπιστες λύσεις που μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης.
Οι decision-makers, που συνήθως, ανήκουν στα μεσαία και υψηλά στελέχη μίας επιχείρησης, αναζητούν, στις μέρες μας, όλο και πιο εξελιγμένα συστήματα πληροφορικής. Τα ERP συστήματα μπορούν να δώσουν έγκαιρα και αξιόπιστα όλα τα οικονομικά δεδομένα που θα τους βοηθήσουν να λάβουν σωστές αποφάσεις και να θέσουν τις παραμέτρους/κανόνες της απεικόνισης των οικονομικών δεικτών της εταιρείας τους.
Παρακάτω σας παραθέτουμε τρία από τα πιο ωφέλιμα εργαλεία για την αμεσότερη οργάνωση και συλλογή οικονομικών δεδομένων με απώτερο σκοπό την αύξηση της κερδοφορίας της επιχείρησής σας.
Ένα σημαντικό εργαλείο των στελεχών μία επιχείρησης είναι η σχεδίαση και η διαχείριση του προϋπολογισμού (budgeting) της συνολικής εταιρείας και του κάθε τμήματος ξεχωριστά. Για να γίνει αυτό, βασική προϋπόθεση είναι να υπάρχει μία αξιόπιστη βάση δεδομένων, πολυδιάστατη τις περισσότερες φορές που στηρίζεται στο module του ΕRP συστήματος της εταιρείας και που δεν είναι άλλο από το Budgeting & Reporting.
Ένα αποτελεσματικό πληροφοριακό σύστημα αυτοματοποίησης, σύνταξης και εκτέλεσης προυπολογισμών θα πρέπει να παρέχει ένα μέρος ή το σύνολο των πιο κάτω:
- Υποστήριξη στην κατανομή των πόρων της επιχείρησης
- Σύνταξη προυπολογισμού είτε τοp down είτε bottom up
- Δυνατότητα χρήσης ιστορικών στοιχείων κατά τη σύνταξη του προυπολογισμού
- Υποστήριξη πολλαπλών εκδόσεων με βάση διαφορετικά σενάρια και προβλέψεις
- Υποστήριξη εναλλακτικών σεναρίων και δυνατότητες προσομοίωσης
- Έλεγχο της τρέχουσας λειτουργίας και των επιδόσεων της επιχείρησης καθώς και των τμημάτων της.
- Προειδοποιητικά μηνύματα απόκλισης από τις προβλέψεις.
- Προειδοποιητικά μηνύματα επικείμενων ευκαιριών και απειλών
Αντίστοιχα, η διαδικασία σύνταξης ενός Profit&Loss Statement για μία επιχείρηση, σημαίνει:
- Σωστή απεικόνιση πρόβλεψης των κερδών αλλά και των ζημιών μίας επιχείρησης.
- Δυνατότητα προυπολογισμού των δαπανών, των εσόδων και του κέρδους.
- Σε δύσκολες εποχές, σαν αυτήν που βιώνουμε, το P&L βοηθάει στο να καταρτιστεί ένα σχέδιο δράσης ώστε η επιχείρηση να μπορεί να σχεδιάσει τις καθημερινές της ανάγκες με τρόπο ακριβή, όσο το δυνατόν, ώστε να μπορέσει να επιβιώσει.
Τέλος, όσον αφορά την κατάσταση ταμειακών ροών (Cash Flow), έχει ιδιαίτερη σημασία για την οικονομική ανάγκη μίας επιχείρησης και ειδικότερα παρέχει χρήσιμες πληροφορίες για μία σειρά από σημαντικά θέματα, όπως:
- Σωστή ανάλυση των λειτουργικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης, όσον αφορά δείκτες, όπως εισπράξεις και πληρωμές των αγαθών και των υπηρεσιών.
- Απεικονιστική ανάλυση των επενδυτικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης, όσον αφορά πώληση και απόκτηση παγίων, επενδυτικών προιόντων, κλπ)
- Ανάλυση χρηματοδοτικών δραστηριοτήτων, όπως έκδοση ιδίων κεφαλαίων και δανείων, αποπληρωμή δανείων, μερισμάτων σε μετόχους, κλπ).
Ο ρόλος του ERP για την προετοιμασία του Management Reporting είναι καθοριστικής σημασίας.
Η χρήση ενός τεχνολογικά εξελιγμένου ERP αποτελεί βασικό πυλώνα για την σωστή απεικόνιση του Reporting προς όλα τα στελέχη. Έχοντας την εικόνα της εταιρείας, σε πραγματικό χρόνο (Real Time) μπορούν να σχεδιαστούν εγκαίρως διορθωτικές ενέργειες για την επιχειρηματική βιωσιμότητα της εταιρείας.
Στην Ελληνική αγορά υπάρχουν πολλά αξιόλογα ERP, ικανά να υπηρετήσουν οποιαδήποτε ανάγκη των επιχειρήσεων. Τα κριτήρια επιλογής ποικίλουν αναλόγως των λειτουργικών απαιτήσεων μιας επιχείρησης. Δεδομένου ότι η αγορά προσφέρει πληθώρα επιλογών, καλό θα ήταν να προβείτε σε μία εκτενής έρευνα πριν την τελική επιλογή σας.
Εμπιστευθείτε εταιρείες οι οποίες έχουν αποδεδειγμένη εμπειρία παροχής λογισμικού και υλοποίησης έργων ERP . Ενδεικτικό πελατολόγιο και επιτυχημένα case studies αντίστοιχων έργων θα βοηθήσουν στην επιλογή του καταλληλότερου ERP για εσάς!
