ΤΑ ΤΕΛΕΥΤΑΙΑ χρόνια έχει αυξηθεί πολύ η σημασία του εσωτερικού ελέγχου στη λειτουργία των πολυεθνικών επιχειρήσεων. Με την εφαρμογή στις ΗΠΑ του νόμου Sarbanes Oxley το 2002 και τις αυστηρότατες κυρώσεις που συνεπάγεται η μη τήρησή του από τις μητρικές επιχειρήσεις αλλά και τις απανταχού στον κόσμο θυγατρικές αυτών, τα περιθώρια για οποιαδήποτε μορφή ατασθαλίας έχουν εκμηδενισθεί.
Το φαινόμενο αυτό εξαπλώνεται και σε άλλες μη αμερικανικές επιχειρήσεις, που ζητούν οικειοθελώς να εφαρμόσουν τους ελεγκτικούς μηχανισμούς που προβλέπει ο νόμος αυτός. ¶ραγε πρόκειται για ενσυνείδητη απόφασή τους να εφαρμόσουν ισχυρούς εσωτερικούς ελεγκτικούς κανόνες; ή μήπως εξαναγκάστηκαν να υπακούσουν στις σύγχρονες απαιτήσεις; όποια και αν είναι η αλήθεια, είναι πολύ μεγάλος ο θόρυβος που προκάλεσε η πτώση εταιρειών κολοσσών που κατέρρευσαν «εν μία νυκτί» λόγω μη ύπαρξης αυστηρών ελεγκτικών μηχανισμών.
Ο ελεγκτικός αυτός ρόλος ανατέθηκε στον εσωτερικό έλεγχο της κάθε επιχείρησης. Πολλές επιχειρήσεις πρόσθεσαν στα οργανογράμματά τους τέτοιες θέσεις εσωτερικών ελεγκτών, συνήθως αναφερόμενων στην οικονομική διεύθυνση.
Η οικονομική διεύθυνση με την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου μπορεί και πρέπει να αποτελέσει ισχυρό και αποτελεσματικό εργαλείο στα χέρια των διοικήσεων για την αντιμετώπιση των προαναφερθέντων κινδύνων. Προσοχή όμως! Ο έλεγχος και οι κανόνες που αυτός συνεπάγεται δεν αποδίδουν πυροσβεστικά αλλά προληπτικά μόνο, έχοντας αρχικά δημιουργήσει εξ αρχής ισχυρό πλέγμα κανόνων και κυρίως έχοντας καθιερωθεί στη συνείδηση διοίκησης και προσωπικού ως καθημερινή εργασιακή πραγματικότητα και όχι ως αναγκαίο κακό.
Ένα δεύτερο όπλο της οικονομικής διεύθυνσης στην προσπάθεια αυτή είναι το λογιστήριο. Ένα επαρκώς στελεχωμένο και σωστά οργανωμένο λογιστήριο, σ1ε συνδυασμό με την παρουσία ανεξάρτητου εσωτερικού ελεγκτή, παρέχει όλα τα εχέγγυα για την επιτυχή αντιμετώπιση σοβαρών κινδύνων, π.χ. περιπτώσεις διαφθοράς και ταυτόχρονα ενδυναμώνει την υγιή εικόνα της επιχείρησης στα μάτια των μετόχων και προσελκύει νέους υποψήφιους επενδυτές.
Οι σύγχρονες επιχειρήσεις χωρίζουν τον κύκλο δραστηριοτήτων τους σε επτά μικρότερους κύκλους. Στη συνέχεια παραθέτουμε για κάθε κύκλο εξ αυτών, πως μπορεί το οικονομικό τμήμα με ισχυρό λογιστήριο και εσωτερικό έλεγχο να ελέγξει την πορεία της επιχείρησης και ταυτόχρονα να αποτρέψει λάθη και παραλείψεις με πιθανές σημαντικές συνέπειες στην εύρυθμη λειτουργία της κάθε επιχείρησης.
α) Κύκλος πωλήσεων και εκπτώσεων. Είναι γνωστή η διαμάχη της διεύθυνσης πωλήσεων με την αντίστοιχη οικονομική για την πολιτική που θα ακολουθήσει η επιχείρηση, ιδιαίτερα όσο αφορά στην κατάρτιση τιμοκαταλόγου και εκπτώσεων. Το λογιστήριο με τον έλεγχο των οικονομικών καταστάσεων των νέων υποψήφιων συνεργατών εξασφαλίζει ότι είναι υγιείς οργανισμοί.
Με τη συνεχή παρακολούθηση των παροχών σε αυτούς ειδοποιεί για τυχόν αποκλίσεις από τον αρχικό προϋπολογισμό. Εδώ, εισέρχεται ο εσωτερικός έλεγχος για να ελέγξει συμβόλαια και συμφωνίες. Απολογιστικά, το λογιστήριο ελέγχει ότι οι παροχές που δόθηκαν έφεραν την αναμενόμενη κερδοφόρα ανάπτυξη και το πολυπόθητο μερίδιο αγοράς, πολύ χρήσιμη πληροφορία στα χέρια κάθε διοίκησης.
β) Κύκλος αγορών. Ο ρόλος του οικονομικού τμήματος είναι και εδώ πολλαπλός. Σημαντικό μέρος καταλαμβάνει, με όχημα τον εσωτερικό έλεγχο, η διενέργεια διαγωνισμών, συνήθως σφραγισμένων, για την επιλογή της οικονομικότερης προσφοράς για αγοραζόμενα είδη και υπηρεσίες.
Το λογιστήριο παρακολουθεί και σε τακτικά διαστήματα πραγματοποιεί συμφωνία υπολοίπων και εξασφαλίζει αποφυγή λαθών, διπλών χρεώσεων και πληρωμών. Τέλος, με την εξόφληση των προμηθευτών στους αρχικά συμφωνηθέντες χρόνους και όρους, εξασφαλίζει υγεία στις χρηματοροές της επιχείρησης (Cashflow), δείκτης που γίνεται ολοένα και πιο σημαντικός για την πιστοληπτική ικανότητα των επιχειρήσεων.
γ) Παραγωγή και αποθέματα. Το λογιστήριο καταρτίζει λεπτομερώς τον προϋπολογισμό του κόστους και της φύρας παραγωγής και έτσι εντοπίζει τους λόγους αποκλίσεων. Κατόπιν, παρακολουθεί τη διακίνηση των αποθεμάτων, τηρώντας τις φορολογικές διατάξεις για τη διακίνηση και την τιμολόγηση αγαθών και υπηρεσιών. Ο εσωτερικός έλεγχος μαζί με το λογιστήριο διενεργούν απογραφές αποθεμάτων κατά διαστήματα και στο τέλος του έτους προ της κατάρτισης των οικονομικών καταστάσεων και έτσι εξασφαλίζουν την ορθότητα αυτών.
δ) Πάγια περιουσιακά στοιχεία. Το λογιστήριο είναι ο τηρητής της εταιρικής περιουσίας σε ό,τι αφορά τα ενσώματα αλλά και τα άυλα περιουσιακά στοιχεία της. Ο εσωτερικός έλεγχος μεριμνά για την ορθή διαδικασία της απόκτησής τους.
Το λογιστήριο αναλαμβάνει να τα τηρεί σε ξεχωριστό μητρώο φροντίζοντας για τη διαρκή συμφωνία τους με τα λογιστικά βιβλία. Τέλος, εσωτερικός έλεγχος και λογιστήριο προβαίνουν ανά 3 - 5 έτη σε φυσική απογραφή με σκοπό τον έλεγχο για την αποφυγή υπεξαιρέσεων.
ε) Μισθοδοσία. Καθώς το έξοδο της μισθοδοσίας και των λοιπών παροχών ανέρχεται σε 60%-70% των λειτουργικών εξόδων οποιασδήποτε επιχείρησης, ο ελεγκτικός ρόλος του λογιστηρίου καθίσταται ιδιαίτερα σημαντικός, κυρίως για το κράτος.
Σημαντικότατη είναι η ευθύνη του για τον ορθό υπολογισμό και την υποβολή των απαιτούμενων από το νόμο δηλώσεων ασφαλιστικών κρατήσεων και φόρων αλλά και την έγκαιρη καταβολή αυτών στις αρμόδιες ΔΟΥ.
στ) Λειτουργικά συστήματα. Στην εποχή μας που είναι βασισμένη στην ηλεκτρονική πληροφόρηση, το Οικονομικό τμήμα οφείλει να ελέγχει συνεχώς τις πληροφορίες που προκύπτουν από τα συστήματα.
Το Λογιστήριο διενεργεί καθημερινές συμφωνίες συστημάτων με υποσυστήματα, ενώ ο εσωτερικός έλεγχος εξασφαλίζει περιορισμένη πρόσβαση ανά χρήστη σε ευαίσθητα αρχεία και δεδομένα για τη λειτουργία της επιχείρησης.
ζ) Προετοιμασία Οικονομικών καταστάσεων. Αποτελεί ίσως το σημαντικότερο τομέα ευθύνης του οικονομικού τμήματος και πιο συγκεκριμένα του λογιστηρίου. Απευθύνεται και μέσω αυτών ενημερώνει για την υγεία ή μη της επιχείρησης τους μετόχους, τη διοίκηση και το προσωπικό, το κράτος, τις συνεργαζόμενες αλλά και τις αντίπαλες επιχειρήσεις.
Για την προετοιμασία των τελικών οικονομικών καταστάσεων και την υποβολή της ετήσιας δήλωσης φορολογίας εισοδήματος το κράτος δίνει περιθώριο τεσσάρων μηνών στις ΑΕ από το τέλος της χρήσης αναγνωρίζοντας την ανάγκη για επανέλεγχο και ορθότητα. Το λογιστήριο οφείλει στο διάστημα αυτό να επανελέγξει κάθε λογαριασμό, να συμφωνήσει κάθε πελάτη και προμηθευτή, να διενεργήσει τις απογραφές τέλους χρήσης.
Εν ολίγοις, να εκτελέσει όλα τα βήματα ελέγχου και συμφωνιών που αναφέραμε πιο πάνω. Και ο εσωτερικός έλεγχος οφείλει στο ίδιο διάστημα να πραγματοποιήσει εκτεταμένους ελέγχους σε όλους αυτούς τους τομείς, εξασφαλίζοντας την ορθότητα και την εγκυρότητα των δημοσιευόμενων οικονομικών καταστάσεων.
Και όμως, το λογιστήριο και ο εσωτερικός έλεγχος από μόνα τους δεν αρκούν... Ο χρυσός κανόνας παραμένει: Κάθε στέλεχος της επιχείρησης, σε οποιοδήποτε τμήμα και να εργάζεται, είναι ο ίδιος ένας ακόμα εσωτερικός ελεγκτής, του εαυτού του αλλά και των συναδέλφων γύρω του.
ΕΥΑΓΓΕΛΟΣ ΜΟΡΦΗΣ
* O κ. Ευάγγελος Μόρφης είναι οικονομολόγος - λογιστής Α' τάξεως.
