Εγκύκλιος του υπουργού Εσωτερικών, Προκόπη Παυλόπουλου, με θέμα την αξιοποίηση του Έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ», εστάλη προς όλα τα υπουργεία, τις Γενικές και Ειδικές Γραμματείες υπουργείων και τις Αυτοτελείς Γενικές Γραμματείες, τις Περιφέρειες, τον Συνήγορο του Πολίτη και το Σώμα Επιθεωρητών - Ελεγκτών Δημόσιας Διοίκησης
Το πλήρες κείμενο της εγκυκλίου έχει ως εξής:
ΘΕΜΑ: Αξιοποίηση του Έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ»
1. Εισαγωγή
Πλαίσιο στρατηγικών παρεμβάσεων του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α. για την Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση
Το ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α., στο πλαίσιο της εκτέλεσης του Ε.Π. Κτπ, υλοποιεί ένα σύνολο από παράλληλες δράσεις, συνολικού προϋπολογισμού άνω των 400 εκατ. ευρώ, που στόχο έχουν να βοηθήσουν τους φορείς να αναπτύξουν ηλεκτρονικές υπηρεσίες, αλλά και να εγκαταστήσουν τις απαραίτητες πληροφοριακές υποδομές. Ενδεικτικά, κάποιες από αυτές τις παρεμβάσεις, εκτός του Εθνικού Δικτύου Δημόσιας Διοίκησης «ΣΥΖΕΥΞΙΣ», είναι:
· Το έργο «Αριάδνη - ΚΕΠ»
· Το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα των Περιφερειών
· Το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα των Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων
· Τα Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα για τις ΔΥΠΕ
· Το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Στρατολογικής Εξυπηρέτησης Πολιτών
· Το έργο του Εθνικού Δημοτολογίου
· Το Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Εθνικού Ληξιαρχείου
· Δράσεις που αφορούν στη διοικητική εξυπηρέτηση του πολίτη και υλοποιούνται για τους οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης κ.α.
· Νέα Έργα
· Εθνική Πύλη Δημόσιας Διοίκησης - ΕΡΜΗΣ, για την πληροφόρηση και διεκπεραίωση ηλεκτρονικών συναλλαγών των πολιτών και επιχειρήσεων,
· Ελληνικό Πλαίσιο Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (Πλαίσιο Διαλειτουργικότητας Συστημάτων του Δημόσιου Τομέα)
· Πλαίσιο Συμμετοχικής Ηλεκτρονικής Δημοκρατίας για την Αποτίμηση των Ρυθμίσεων/ Αποφάσεων της Δημόσιας Διοίκησης (μελέτη)
· Πλαίσιο Πιστοποίησης Δικτυακών Τόπων του Δημόσιου Τομέα
· Σύστημα Νομοθεσίας (Ραπτάρχης) και Αποτίμησης των Κανονιστικών Ρυθμίσεων (πληροφοριακό σύστημα)
· Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα της Γενικής Γραμματείας Πολιτικής Προστασίας.
Επίσης, τις παραπάνω οριζόντιες δράσεις και έργα έρχονται να ενισχύσουν τα προγράμματα «ΘΗΣΕΑΣ» και «ΠΟΛΙΤΕΙΑ».
2. Έργο ΣΥΖΕΥΞΙΣ - Αξιοποίησή του
Ταυτότητα - Πορεία του Έργου
Το έργο του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α. «Εθνικό Δίκτυο Δημόσιας Διοίκησης «ΣΥΖΕΥΞΙΣ», το οποίο εκτελείται από την ΚτΠ Α.Ε. σε συνεργασία με το Υπουργείο, στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Κοινωνία της Πληροφορίας», αποτελεί το μεγαλύτερο έργο τηλεπικοινωνιών στον Δημόσιο Τομέα και ένα πρωτοποριακό εγχείρημα υποδομής τηλεπικοινωνιών σε πανευρωπαϊκό επίπεδο. Το έργο αφορά στη δημιουργία ασφαλούς δικτύου Φορέων της Δημόσιας Διοίκησης (περίπου 1800 φορείς - κόμβοι, σε πρώτη φάση), το οποίο αφενός θα μειώσει σημαντικά το κόστος τηλεπικοινωνιών του φορέα σας και αφετέρου θα θέσει στη διάθεσή σας τις πιο σύγχρονες πρακτικές και προηγμένες υπηρεσίες στον χώρο των τηλεπικοινωνιών και του Internet. Παράλληλα, θα διασφαλισθεί την δικτυακή υποδομή που απαιτείται για την ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων στη Δημόσια Διοίκηση με τελικό στόχο την παροχή ηλεκτρικών υπηρεσιών προς τους πολίτες και τις επιχειρήσεις. Το έργο προσφέρει σταδιακά από τις αρχές του 2006, τις παρακάτω υπηρεσίες:
- Δωρεάν ασφαλή και ευρυζωνική πρόσβαση στο Διαδίκτυο (Internet), καθώς και διασφάλιση ευρυζωνικής δικτυακής υποδομής μεγάλης δυναμικότητας ( εύρους πρόσβασης φορέων από 2 έως 34 MGBS).
- Δωρεάν φιλοξενία διαδικτυακών τόπων (ιστοσελίδων) του Φορέα σας.
- Δωρεάν χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e - mail) για όλους τους υπαλλήλους σας.
- Δωρεάν τηλεφωνία πανελλαδικά για τους υπαλλήλους και τις υπηρεσίες του συνόλου των φορέων - κόμβων (εσωτερική τηλεφωνία).
- Προνομιακή τιμή για την εκτός του δικτύου τηλεφωνία (αστική - υπεραστική - κινητή και διεθνή).
- Δωρεάν παροχή ψηφιακής πιστοποίησης των στελεχών σας και των συστημάτων - εξυπηρετητών σας (ψηφιακή υπογραφή - ψηφιακά πιστοποιητικά), για την ασφαλή ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημοσίου και γενικότερα ηλεκτρονικών συναλλαγών.
- Δωρεάν παροχή υπηρεσίας τηλεδιάσκεψης, με την εγκατάσταση στούντιο τηλεδιάσκεψης σε επιλεγμένα σημεία όπως Υπουργεία, Γενικές Γραμματείες, έδρες Περιφερειών και Νομαρχιακών Αυτοδιοικήσεων, Διαχειριστικές Αρχές σε όλη τη Χώρα.
- Δωρεάν παροχή υπηρεσίας τηλεκπαίδευσης με τη χρήση εξειδικευμένων πληροφοριακών συστημάτων (σύγχρονης και ασύγχρονης) τηλεκπαίδευσης.
- Δωρεάν διασφάλιση των απαραίτητων δικτυακών υποδομών για τις εφαρμογές και τα πληροφοριακά συστήματα που θα αναπτυχθούν από τους φορείς, των οποίων ο τελικός στόχος θα πρέπει να είναι η εξυπηρέτηση των πολιτών και των επιχειρήσεων.
Στο πλαίσιο της εκτέλεσης του έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ», το ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α. από κοινού με την ΚτΠ Α.Ε., απευθύνθηκε σε σας, μέσω και των εκπροσώπων που ορίσατε ως υπεύθυνους του έργου, με ενημερωτικά σημειώματα, έγγραφα μέσω Διαδικτύου κτλ, ώστε να υπάρξει η απαιτούμενη κινητοποίηση και να προωθηθούν οι αναγκαίες δράσεις (απαιτούμενες παρεμβάσεις) για την μέγιστη δυνατή αξιοποίηση του έργου. Σε κάθε φορέα ορίστηκαν τουλάχιστον δύο (2) υπεύθυνοι (ένας επιχειρησιακός και ένας τεχνικός) για το έργο «ΣΥΖΕΥΞΙΣ», οι οποίοι σε καθημερινή επαφή και συνεργασία με τη Μονάδα Διοίκησης του Έργου πρέπει να παρέχουν την απαιτούμενη πληροφόρηση στην πολιτική ηγεσία ή άλλους προϊσταμένους των οικείων φορέων για τις απαιτούμενες παρεμβάσεις από την πλευρά τους για την επιτυχή χρήση και την πλήρη αξιοποίηση του έργου.
Συγκεκριμένα:
Ο επιχειρησιακός υπεύθυνος κάθε φορέα, σύμφωνα με τις σχετικές οδηγίες του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α., είναι ανώτερο στέλεχος του φορέα και διαθέτει βασικές γνώσεις και δεξιότητες αναφορικά με τις Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών με σκοπό να:
· Υποστηρίζει σε συνεργασία με τον τεχνικό υπεύθυνο την παραλαβή του εξοπλισμού και των υπηρεσιών του έργου, καθώς επίσης και τον συντονισμό της ομαλής λειτουργίας των υπηρεσιών του έργου.
· Ενημερώνει, ενθαρρύνει και καθοδηγεί τα στελέχη του Φορέα για τη διαμόρφωση του κατάλληλου υπηρεσιακού κλίματος για τη χρήση και περαιτέρω αξιοποίηση των υπηρεσιών του «ΣΥΖΕΥΞΙΣ».
· Συμβάλει στη διατύπωση προτάσεων για τη βελτιστοποίηση της προσαρμογής των διαδικασιών του Φορέα στις υπηρεσίες του έργου.
· Υποστηρίζει τη συλλογή και κωδικοποίηση των παρατηρήσεων - προβλημάτων και απαιτήσεων των χρηστών του έργου (δηλαδή του Φορέα), στο πλαίσιο της βελτίωσης και της επέκτασης - αξιοποίησης των υπηρεσιών του.
Ο τεχνικός υπεύθυνος κάθε φορέα, σύμφωνα με τις σχετικές οδηγίες του ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.μ είναι ο υπεύθυνος Πληροφορικής ή/ και δικτύων του φορέα με σκοπό να:
· Συντονίζει τις ενέργειες και δράσεις για τη βελτίωση της υποδομής του Φορέα (δίκτυο, τηλεφωνικά κέντρα κ.α.) ώστε να είναι δυνατή η εκμετάλλευση των παρεχόμενων υπηρεσιών,
· Υποστηρίζει σε συνεργασία με τον επιχειρησιακό υπεύθυνο την παραλαβή του εξοπλισμού και των υπηρεσιών του έργου,
· Υποστηρίζει την ομαλή λειτουργία και τη μέγιστη δυνατή εκμετάλλευση των υπηρεσιών του έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» από το τοπικό δίκτυο του Φορέα,
· Μεριμνά για την εξασφάλιση της συμβατότητας μεταξύ των τοπικών δικτύων των Φορέων και του «ΣΥΖΕΥΞΙΣ»,
· Μεριμνά για τη συγκέντρωση προβλημάτων και αιτημάτων και την επικοινωνία με την υπηρεσία υποστήριξης (help desk) - που θα προσφερθεί από τους αναδόχους - για την τακτοποίησή τους,
· Μεριμνά για την τεχνική υποστήριξη των υπαλλήλων του Φορέα στη χρήση των υπηρεσιών του «ΣΥΖΕΥΞΙΣ».
Οι παραπάνω Υπεύθυνοι του «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» για κάθε Φορέα, σε συνεργασία με τους καθ’ ύλην αρμόδιους του Φορέα συμπλήρωσαν Ερωτηματολόγιο Αποτύπωσης των υφιστάμενων υποδομών και αναγκών τους και με βάση τα στοιχεία αυτά οριστικοποιήθηκαν οι προδιαγραφές και οι απαιτήσεις των υπηρεσιών που θα παρασχεθούν σε κάθε φορέα.
Η εκτέλεση του έργου, εγκατάσταση των σχετικών υποδομών, ανάπτυξη των προβλεπόμενων υπηρεσιών, μετάπτωση από τα σημερινά συστήματα, απαιτεί συνεχή, επίπονη και μοναδική για τα ελληνικά δεδομένα προσπάθεια λόγω του μεγέθους, της πολυπλοκότητας και της διασποράς του έργου, στο πλαίσιο της οποίας όλοι οι εμπλεκόμενοι (ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α., ΚτΠ Α.Ε., Υπεύθυνοι ΣΥΖΕΥΞΙΣ, Ανάδοχοι, λοιποί φορείς) συμμετείχαν δημιουργικά, με αποτέλεσμα επιμέρους υπόεργα να ολοκληρωθούν σε πολύ μικρότερο χρόνο απ’ ότι προβλεπόταν στη σχετική προκήρυξη και έτσι να καταστεί δυνατή η έγκαιρη εκτέλεσή του.
Βρισκόμαστε πλέον, στη σταδιακή έναρξη της παροχής των υπηρεσιών του έργου, δηλαδή στην πιο κρίσιμη περίοδο που θα καταδείξει την χρησιμότητά του και στο πλαίσιο της οποίας το στοίχημα για όλους τους εμπλεκόμενους είναι η μέγιστη δυνατή αξιοποίησή του.
3. Πρόσθετες Δράσεις Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) από το ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.
Σύμφωνα με τα σχετικά ερωτηματολόγια αποτύπωσης της υφιστάμενης κατάστασης, τα οποία συμπληρώθηκαν από τους Υπεύθυνους του «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» στους φορείς, προκύπτει η παρακάτω εικόνα σχετικά με την επιχειρησιακή ετοιμότητα των φορέων να υποδεχθούν και να αξιοποιήσουν τις υπηρεσίες του έργου και η οποία προσδιορίζεται από δύο βασικές παραμέτρους:
· Την εγκατάσταση από αυτούς πληροφοριακών συστημάτων που θα αξιοποιήσουν τη δικτυακή υποδομή του έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» (π.χ. Δίκτυο Δεδομένων με άλλους φορείς του Δημοσίου για την ανάπτυξη συνδυαστικών υπηρεσιών μιας στάσης, πρόσβαση στο Internet, Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο, Υπηρεσίες Τηλεδιάσκεψης κ.λ.π.), για την παροχή ηλεκτρονικών υπηρεσιών στους πολίτες και τις επιχειρήσεις (Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση).
· Τη δημιουργία των απαραίτητων βασικών υποδομών Πληροφορικής και Τηλεπικοινωνιών που συμπληρώνουν τις αντίστοιχες υποδομές που θα τους προσφερθούν από το «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» και θεωρούνται απαραίτητες για την αξιοποίησή του (Δομημένη Καλωδίωση, Τηλεφωνικά Κέντρα).
Με βάση τις δύο αυτές παραμέτρους η εικόνα που προκύπτει σχετικά με την επιχειρησιακή ετοιμότητα των φορέων δεν είναι ενιαία για κάθε έναν από αυτούς, δεδομένου ότι υπάρχουν κατηγορίες φορέων που παρουσιάζουν μεγάλη επιχειρησιακή ετοιμότητα (π.χ. Υπουργεία και Γενικές Γραμματείες), ενώ άλλες π.χ. Δήμοι (περίπου 70% αυτών), παρουσιάζουν μεγάλη υστέρηση και στις δύο βασικές παραμέτρους.
Στο σημείο αυτό είναι σκόπιμο να τονιστεί ότι οι Δήμοι που υστερούν θα πρέπει να αξιοποιήσουν κατά προτεραιότητα τις δυνατότητες που τους παρέχει το πρόγραμμα «ΘΗΣΕΑΣ» για τις συμπληρωματικές δράσεις - υποδομές που θα χρειαστούν για την αξιοποίηση του «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» και των άλλων οριζόντιων έργων που εκτελούνται από το ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.
Το έργο «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» αποτελεί μια συγκεκριμένη παρέμβαση κυρίως στον τομέα της παροχής προηγμένων τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών και συνακόλουθα δεν μπορεί να αποτελέσει λύση για όλα τα προβλήματα. Δίνει όμως τη βασική υποδομή για συμπληρωματικές δράσεις περαιτέρω ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων και υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), όπως προαναφέρθηκε, που μπορούν να αντιμετωπίσουν τα σημερινά κενά που δεν επιτρέπουν μια ανεπτυγμένη ψηφιακή λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης και άρα ούτε τη διεκπεραίωση ψηφιακών συναλλαγών με τους πολίτες και τις επιχειρήσεις που πρέπει να είναι ο τελικός μας στόχος.
4. Κινητοποίηση Φορέων
Χωρίς την ενεργό συμμετοχή σας στην ανάπτυξη σχετικών υπηρεσιών και υποδομών δεν θα είναι εφικτή η αξιοποίηση και μεγιστοποίηση των παραπάνω παρεμβάσεων και κυρίως του έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ».
Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί από εσάς στην εγκατάσταση των απαραίτητων πληροφοριακών υποδομών οι οποίες κατά κύριο λόγο είναι:
· Δομημένη καλωδίωση στα κτίριά σας.
· Αναβάθμιση των Τηλεφωνικών σας κέντρων ή/ και προμήθεια νέων κατάλληλων, σύμφωνα με τις σχετικές κατευθύνσεις που σας έχουν δοθεί στο πλαίσιο της εκτέλεσης του έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ».
Οι παραπάνω δράσεις πρέπει να αποτελέσουν πρώτη προτεραιότητα για τους φορείς σας δεδομένου ότι μια πολύ σημαντική υπηρεσία του «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» αποτελεί αυτή της τηλεφωνίας η οποία αναμένεται να προκαλέσει σημαντική εξοικονόμηση των τηλεπικοινωνιακών δαπανών του Ελληνικού Δημοσίου.
Τέλος, μια πολύ σημαντική παράμετρος στο πλαίσιο της αξιοποίησης του έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ» είναι η ανάδειξη του ρόλου των Υπευθύνων ΣΥΖΕΥΞΙΣ στον φορέα σας και η συνεχής στήριξή τους.
Σε αυτή την κατεύθυνση έχει προβλεφθεί στο πλαίσιο της εκτέλεσης του έργου, η παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης και μεταφοράς τεχνογνωσίας σε αυτούς. Συγκεκριμένα, προβλέπεται η διενέργεια προγραμμάτων κατάρτισης σε περιβάλλον εργαστηρίου, συνολικής διάρκειας 40 ωρών ανά υπεύθυνο, καθώς και η διενέργεια προγραμμάτων τηλεκπαίδευσης καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου, μέσω εξειδικευμένου πληροφοριακού συστήματος που θα εκτελεστεί στο πλαίσιο του έργου.
Οι Υπεύθυνοι ΣΥΖΕΥΞΙΣ του Φορέα σας θα πρέπει να διευκολυνθούν ώστε να μπορέσουν να παρακολουθήσουν τα προγράμματα κατάρτισης, γεγονός που θα ωφελήσει σημαντικά τον φορέα σας στην κατεύθυνση της αξιοποίησης των υπηρεσιών που σας προσφέρονται.
Από όλα τα παραπάνω καθίσταται σαφές ότι το ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α. μέσω ενός συνόλου οριζόντιων παρεμβάσεων και ειδικότερα αυτής του έργου «ΣΥΖΕΥΞΙΣ», προσφέρει δυνατότητες για σημαντικές καινοτόμες υπηρεσίες στην κατεύθυνση του εκσυγχρονισμού της Δημόσιας Διοίκησης και της Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης. Στην προσπάθεια αυτή, η δική σας ουσιαστική συμβολή και παρέμβαση είναι καθοριστική για την αξιοποίηση των υποδομών αυτών στον εκσυγχρονισμό των υπηρεσιών σας προς όφελος του πολίτη και των επιχειρήσεων.
Οι Γενικοί Γραμματείς των Περιφερειών να μεριμνήσουν για την άμεση αποστολή της παρούσας εγκυκλίου στους φορείς αρμοδιότητάς τους (Νομαρχιακές Αυτοδιοικήσεις και Ο.Τ.Α. Α’ βαθμού).