Στη δημοσιότητα δόθηκε από το υπουργείο Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης, το Προεδρικό Διάταγμα για την υποχρεωτική ανασύσταση φακέλου, ο οποίος έχει απωλεσθεί με υπαιτιότητα υπηρεσίας του Δημοσίου, των Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου και των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοίκησης α΄ και β΄ βαθμού, εντός τριάντα (30) ημερών από τη διαπίστωση της απώλειας.
Με το διάταγμα αυτό ρυθμίζονται τόσο η διαδικασία, όσο και οι προϋποθέσεις ανασύστασης φακέλου που έχει απωλεσθεί, είτε ολικώς είτε μερικώς, με υπαιτιότητα της υπηρεσίας, και στον οποίο περιέχονταν πιστοποιητικά και δικαιολογητικά ή άλλα στοιχεία που υποβλήθηκαν από τον Πολίτη, για διεκπεραίωση υπόθεσής του.
Ακόμη, προσδιορίζεται το χρονικό διάστημα μέσα στο οποίο η υπηρεσία υποχρεούται να ολοκληρώσει την ανασύσταση του απωλεσθέντος φακέλου καθώς και οι προϋποθέσεις συμμετοχής του ενδιαφερόμενου Πολίτη και οι τρόποι προσωρινής διεκπεραίωσης του αιτήματός του, για το χρονικό διάστημα που θα μεσολαβήσει μέχρι την ανασύσταση του φακέλου.
Αξίζει να σημειωθεί ότι για όλο το χρονικό διάστημα μέχρι την ανασύσταση του φακέλου, αναστέλλονται οι προθεσμίες για την τελική διεκπεραίωση του αιτήματος του Πολίτη, όπως καθορίζονται στις διατάξεις των παραγράφων 1, 2 και 3 του άρθρου 6 του Ν. 3242/2004. Έτσι, η απώλεια φακέλου με υπαιτιότητα της υπηρεσίας, δε θα σημαίνει, επ’ ουδενί, έκδοση οριστικής διοικητικής πράξης βλαπτικής για τον Πολίτη.
Είναι χαρακτηριστικό ότι από την ημερομηνία έναρξης της ισχύος του σχετικού διατάγματος (ένα μήνα από τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως) όλες οι Υπηρεσίες υποχρεούνται να μεριμνήσουν για την ηλεκτρονική καταγραφή των στοιχείων που υποβάλλουν οι Πολίτες.
Έτσι, σε περίπτωση απώλειας του φακέλου τους, μερικώς ή ολικώς, να είναι δυνατή η άντληση των στοιχείων και η ανασύστασή του από τη βάση δεδομένων που θα τηρείται στις υπηρεσίες.
Τα υπόλοιπα άρθρα του Προεδρικού Διατάγματος καθορίζουν τις λεπτομέρειες της ανασύστασης του φακέλου, κατά περίπτωση, τη σύμπραξη του Πολίτη, την αναζήτηση τυχόν ιδιωτικών εγγράφων που περιείχε ο φάκελος, τις σχετικές προθεσμίες κλπ.
Το πλήρες κείμενο των προαναφερθέντων άρθρων έχει ως εξής:
- Αρμόδια υπηρεσία και τρόπος ανασύστασης φακέλου
1. Αρμόδια υπηρεσία για την ανασύσταση απωλεσθέντος φακέλου, είναι η υπηρεσία, από υπαιτιότητα της οποίας έχει απωλεσθεί ο φάκελος, μερικώς ή ολικώς.
2. Η ανασύσταση του, ολικώς ή μερικώς, απωλεσθέντος φακέλου, από την υπηρεσία η οποία τον απώλεσε, γίνεται με υπηρεσιακή αναζήτηση των δικαιολογητικών ή της πληροφορίας που προέκυπτε από αυτά από τις συναρμόδιες ή συμπράττουσες υπηρεσίες ή από υπηρεσίες στις οποίες είναι δυνατόν να υπάρχουν στοιχεία ή πληροφορίες, τα οποία βοηθούν στην ανασύσταση του φακέλου του πολίτη.
3. Η διαπίστωση της απώλειας του φακέλου του πολίτη με υπαιτιότητα της υπηρεσίας και η διαπίστωση της ολοκλήρωσης της διαδικασίας ανασύστασής του, γίνεται με την έκδοση ξεχωριστών διαπιστωτικών πράξεων από το αρμόδιο για την διεκπεραίωση του αιτήματος όργανο της υπηρεσίας που απώλεσε τον φάκελο, οι οποίες κοινοποιούνται στον ενδιαφερόμενο πολίτη.
- Ολική απώλεια φακέλου
1. Σε περίπτωση ολικής απώλειας φακέλου η υπηρεσία προκειμένου να προβεί στην ανασύστασή του και να συγκεντρώσει τα απαιτούμενα δικαιολογητικά, πιστοποιητικά ή την πληροφορία που προκύπτει από αυτά, ώστε να εκδώσει την τελική διοικητική πράξη, αναζητεί κυρίως :
α. Προγενέστερες διοικητικές πράξεις της ίδιας υπηρεσίας, που περιέχουν στοιχεία κρίσιμα για την εξέταση του συγκεκριμένου αιτήματος, έστω και αν αφορούν διεκπεραίωση άλλου αιτήματος του ενδιαφερόμενου πολίτη προς την ίδια υπηρεσία ή σε τυχόν περιφερειακές υπηρεσίες της ή υπηρεσίες που εποπτεύονται από αυτήν.
β. Διοικητικές πράξεις που έχουν εκδοθεί από την υπηρεσία σε προηγούμενα στάδια της επεξεργασίας του αιτήματος, είτε αυτές είναι προσωρινές είτε οριστικές, ή έχουν εκδοθεί από περιφερειακές υπηρεσίες ή Ν.Π.Δ.Δ. ή Ο.Τ.Α ή άλλες εποπτευόμενες από αυτήν υπηρεσίες.
γ. Διοικητικές πράξεις άλλων Υπηρεσιών, οι οποίες συμπράττουν για την διεκπεραίωση του συγκεκριμένου αιτήματος, είτε αυτές είναι προσωρινές, είτε οριστικές.
δ. Στοιχεία, αντίγραφα δικαιολογητικών ή πληροφορίες από φακέλους άλλων πολιτών, τα στοιχεία των οποίων έχουν οποιαδήποτε σχέση με τον ενδιαφερόμενο και οι οποίοι φάκελοι βρίσκονται κατατεθειμένοι στην ίδια υπηρεσία ή σε συμπράττουσα, καθώς και σε περιφερειακές υπηρεσίες ή πολιτών που έχουν υποβάλει από κοινού αίτημα με τον πολίτη ο φάκελος που οποίου έχει απωλεσθεί ή πολιτών για τους οποίους έχει εκδοθεί κοινή διοικητική πράξη, εφ’ όσον η σχετική ενέργεια δεν βρίσκεται σε αντίθεση με τις διατάξεις του Ν.2472/97 για «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Στοιχεία ή πληροφορίες απαραίτητες για την ανασύσταση του φακέλου, μπορεί να λάβει η υπηρεσία και από διοικητικές πράξεις που αφορούν ομάδες πολιτών.
ε. Στοιχεία, αντίγραφα δικαιολογητικών ή πληροφορίες από φακέλους υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ., των Ο.Τ.Α. α΄ και β΄ βαθμού, καθώς και από Δημόσιες Επιχειρήσεις ή Οργανισμούς, τους οποίους υποδεικνύει ο ενδιαφερόμενος πολίτης.
2. Μπορεί, επίσης, η υπηρεσία να πραγματοποιεί αυτοψίες ή επιτόπιους ελέγχους, ώστε να λάβει πληροφορίες απαραίτητες για την ανασύσταση του απωλεσθέντος φακέλου, όταν τα στοιχεία που έχουν απωλεσθεί είναι δυνατόν να βεβαιωθούν με τους ανωτέρω τρόπους, χωρίς οικονομική ή άλλη επιβάρυνση του ενδιαφερόμενου πολίτη.
- Μερική απώλεια φακέλου
1. Στην περίπτωση μερικής απώλειας φακέλου αν οι πληροφορίες που περιέχονταν στα απωλεσθέντα δικαιολογητικά είναι δυνατόν να εξευρεθούν ή τεκμαίρονται από τελικές ή ενδιάμεσες διοικητικές πράξεις, η υπηρεσία δεν τα αναζητά περαιτέρω, αλλά αρκείται στις πληροφορίες που περιλαμβάνονται σ’ αυτές τις πράξεις, προκειμένου να προχωρήσει στην έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης.
2. Στην περίπτωση που οι σχετικές πληροφορίες δεν μπορούν να παρασχεθούν κατά τα αναφερόμενα στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου και εφόσον αυτές είναι αναγκαίες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης, ακολουθείται η διαδικασία κατά τα αναφερόμενα στο άρθρο 5 του παρόντος.
- Σύμπραξη του πολίτη ο φάκελος του οποίου έχει απωλεσθεί
1. Στην περίπτωση που η έκδοση τελικής διοικητικής πράξης δεν είναι δυνατή χωρίς την σύμπραξη του ενδιαφερόμενου πολίτη και εφ΄ όσον έχει εξαντληθεί κάθε πρόσφορο μέσο για την λήψη της σχετικής πληροφορίας, η υπηρεσία που υποχρεούται να προχωρήσει στην ανασύσταση του απωλεσθέντος φακέλου, οφείλει να ενημερώσει τον ενδιαφερόμενο με κάθε πρόσφορο μέσο, εντός 24 ωρών, από τη διαπίστωση της απώλειας του φακέλου του και παράλληλα να κοινοποιήσει σ’ αυτόν και τη σχετική διαπιστωτική πράξη, κατά τα αναφερόμενα στην παράγραφο 3 του άρθρου 4 του παρόντος, ενημερώνοντάς τον για τους λόγους της σύμπραξής του.
2. Αν η σύμπραξη του πολίτη απαιτείται για έκδοση ενδιάμεσης ή τελικής διοικητικής πράξης, αρμόδια για την έκδοση της οποίας είναι διαφορετική υπηρεσία από αυτήν που απώλεσε τον φάκελό του, τότε η υπηρεσία η οποία υποχρεούται στην ανασύστασή του , οφείλει να ζητήσει από την δεύτερη, την εκ νέου παράσταση του πολίτη.
- Ιδιωτικά έγγραφα και προσωπικά δεδομένα
Στην περίπτωση που στον φάκελο, ο οποίος απωλέσθη, εμπεριέχονται και ιδιωτικά έγγραφα, τότε η υπηρεσία η οποία προβαίνει στην ανασύσταση του απωλεσθέντος φακέλου, οφείλει να τα αναζητήσει η ίδια, χωρίς την οικονομική ή οποιαδήποτε άλλη επιβάρυνση του πολίτη. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση που έγγραφα τα οποία έχουν χαθεί έχουν εκδοθεί από Δημόσιες Επιχειρήσεις ή Οργανισμούς. Σε αυτή την περίπτωση η Υπηρεσία, υποχρεούται να ζητήσει από τον ενδιαφερόμενο πολίτη σχετική εξουσιοδότηση προκειμένου να προβεί στην υπηρεσιακή αναζήτηση ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από Δημόσιες Επιχειρήσεις ή Οργανισμούς και τα οποία ενδεχομένως περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.
- Προθεσμία ανασύστασης απωλεσθέντος φακέλου
1. Η υπηρεσία με υπαιτιότητα της οποίας έχει απωλεσθεί ολικώς ή μερικώς, φάκελος πολίτη, οφείλει μέσα σε εικοσιτέσσερις (24) ώρες από την διαπίστωση της απώλειας του φακέλου του να τον ενημερώσει σχετικά, αρχικά με τηλεφωνική επικοινωνία ή άλλο πρόσφορο μέσο και εν συνεχεία κοινοποιώντας διαπιστωτική πράξη, κατά τα οριζόμενα στην παράγραφο 3 του άρθρου 4 του παρόντος, ορίζοντας και τις περιπτώσεις που τυχόν απαιτείται η δική του εκ νέου σύμπραξη, κατά τα αναφερόμενα στο άρθρο 7 του παρόντος. Η διαδικασία ανασύστασης του φακέλου ολοκληρώνεται μέσα σε προθεσμία τριάντα (30) ημερών από τη διαπίστωση της απώλειάς του.
2. Στην περίπτωση απώλειας φακέλου με υπαιτιότητα της υπηρεσίας, οι προθεσμίες για την τελική διεκπεραίωση του αιτήματος του πολίτη, όπως αυτές καθορίζονται στις διατάξεις των παραγράφων 1, 2 και 3 του άρθρου 6 του Ν. 3242/2004, αναστέλλονται για το χρονικό διάστημα που βρίσκεται σε εξέλιξη η διαδικασία ανασύστασης του φακέλου και μέχρι την οριστική ανασύστασή του, δηλαδή για χρονικό διάστημα 30 ημερών, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παράγραφο 1 του παρόντος άρθρου, οπότε και είναι πλέον δυνατή η έκδοση της οριστικής διοικητικής πράξης.
- Προσωρινή διεκπεραίωση του αιτήματος του πολίτη
Σε κάθε περίπτωση η υπηρεσία η οποία υποχρεούται να προβεί στην ανασύσταση απωλεσθέντος φακέλου, οφείλει να προχωρήσει στην προσωρινή διεκπεραίωση του αιτήματος του πολίτη, εκδίδοντας προσωρινή διοικητική πράξη, με την επιφύλαξη τυχόν ανάκλησης ή τροποποίησης αυτής, εφ’ όσον μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας ανασύστασης του φακέλου, κριθεί ότι αυτή εκδόθηκε χωρίς να πληρούνται οι απαιτούμενες από τον νόμο προϋποθέσεις.
- Έναρξη ισχύος
Η ισχύς του παρόντος διατάγματος αρχίζει μετά ένα (1) μήνα από τη δημοσίευσή του στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.