Με εγκύκλιό του ο υφυπουργός Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης Απόστολος Ανδρεουλάκος διευκρινίζει βασικά σημεία στον Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας για την καλύτερη, άμεση και απρόσκοπτη εξυπηρέτηση των πολιτών.
Βασική καινοτομία της εγκυκλίου συνιστά η προτροπή του υφυπουργού προς τους υπαλλήλους να προχωρούν στην πράξη της επικύρωσης εγγράφου προκειμένου να εξυπηρετηθεί ο πολίτης, ακόμη και σε περίπτωση που αμφιβάλλουν για το αν θα πρέπει να επικυρώσουν το προσκομιζόμενο από τον πολίτη έγγραφο.
Ειδικότερα, ο κ. Ανδρεουλάκος με την εγκύκλιό του απαντά σε μια σειρά ερωτημάτων που έχουν υποβληθεί εγγράφως ή προφορικά από τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), τους Δήμους και τις Νομαρχίες της χώρας αναφορικά με την επικύρωση αντιγράφων και τη βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής, διευκρινίζοντας τα εξής:
Α. Αποδεικτική ισχύς ακριβούς αντιγράφου δελτίου ταυτότητας.
Τα μέσα απόδειξης των στοιχείων ταυτότητας των προσώπων που υποβάλλουν αιτήσεις προς τη διοίκηση είναι:
- Για τους Έλληνες πολίτες, το δελτίο ταυτότητας ή η σχετική προσωρινή βεβαίωση αρμόδιας αρχής ή το διαβατήριο.
- Για τους πολίτες Κρατών-Μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το δελτίο ταυτότητας ή το διαβατήριο.
- Για άλλους αλλοδαπούς, το διαβατήριο ή άλλο έγγραφο, με το οποίο επιτρέπεται η είσοδός τους στη χώρα ή σχετικά έγγραφα που έχουν εκδώσει οι αρμόδιες Ελληνικές Αρχές.
Ακριβή αντίγραφα του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή της προσωρινής βεβαίωσης της αρμόδιας αρχής γίνονται υποχρεωτικώς αποδεκτά από τη Διοίκηση, όταν απαιτούνται και συνυποβάλλονται ως δικαιολογητικά για τη διενέργεια διοικητικών διαδικασιών.
Για την απόδειξη όμως της ταυτότητας του πολίτη, για την υποβολή αιτήσεων στη Διοίκηση και την παραλαβή τελικών πράξεων ( έγγραφα, πιστοποιητικά κ.α.), ή για την επίδειξη σε Δημόσιες ή Αστυνομικές Αρχές, όταν απαιτείται, επιβάλλεται η επίδειξη του πρωτοτύπου της ταυτότητας ή της προσωρινής βεβαίωσης της αρμόδιας αρχής.
Β. Υποχρέωση συμπλήρωσης αιτήσεων από τη Διοίκηση.
Οι Διοικητικές Αρχές και τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών, υποχρεούνται να συντάσσουν αιτήσεις ή υπεύθυνες δηλώσεις ενδιαφερομένων πολιτών:
1. Μόνον μετά από αίτημα των πολιτών λόγω της επίκλησης φυσικής ή γραμματικής αδυναμίας να γράψουν.
2. Μόνον μετά από υπαγόρευση των πολιτών και όχι συνδιαμορφώνοντας την αίτηση.
3. Σε ό,τι αφορά στις αιτήσεις συμμετοχής των υποψηφίων σε διαδικασία πλήρωσης θέσεων ή πρόσληψης προσωπικού, κατόπιν σχετικής προκήρυξης του Α.Σ.Ε.Π., επισημαίνεται ότι οι υποψήφιοι παραλαμβάνουν τις αιτήσεις και από τα Κ.Ε.Π και φέρουν οι ίδιοι την ευθύνη της πλήρους και ορθής συμπλήρωσης.
Επικύρωση αντιγράφων εγγράφων
Γ.1 Επικύρωση αντιγράφων ιδιωτικών εγγράφων θεωρημένων από τη Διοίκηση.
Από τα ανωτέρω προκύπτει ότι προκειμένου να επικυρωθούν αντίγραφα εγγράφων από διοικητικές αρχές προαπαιτείται τα έγγραφα αυτά να έχουν εκδοθεί από ημεδαπές διοικητικές αρχές (Δημόσιο, Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου) και μάλιστα να πρόκειται για (φωτο) αντίγραφα από το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο. Κατά συνέπεια δεν μπορούν να επικυρωθούν από Διοικητική Αρχή αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων (έγγραφα συμβολαιογράφων, ιδιωτικά συμφωνητικά, τιμολόγια, υπεύθυνες δηλώσεις, διαγράμματα ιδιωτών μηχανικών, βεβαιώσεις εργοδοτών, αποδείξεις παροχής υπηρεσιών, κ.ο.κ.) ανεξάρτητα αν τα ιδιωτικά αυτά έγγραφα έχουν, μεταγενέστερα της έκδοσής τους, σφραγιστεί, θεωρηθεί ή υποστεί οποιαδήποτε άλλη επεξεργασία από τη Διοίκηση.
Γ.2 Επικύρωση διοικητικών εγγράφων που δεν φέρουν τη Σφραγίδα της Ελληνικής Δημοκρατίας.
Αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από το Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης και τα Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου για τα οποία δεν προβλέπεται η σφράγιση με τη σφραγίδα της Ελληνικής Δημοκρατίας, δηλαδή εγγράφων των οποίων ο νόμιμος τύπος σύνταξης δεν προβλέπει τη σφράγιση, επικυρώνονται από τις Διοικητικές Αρχές από το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο του εκδότη. (Παραδείγματα τέτοιων εγγράφων συνιστούν οι ιατρικές γνωματεύσεις Δημοσίων Νοσοκομείων ή πτυχία Πανεπιστημίων κ.α.). Σε περιπτώσεις αμφιβολιών για το αν διοικητικά έγγραφα που δεν φέρουν σφραγίδα είναι νόμιμα συντεταγμένα, σκόπιμη είναι η επικοινωνία με το συντάκτη των εγγράφων ή με την Κεντρική Υπηρεσία που χειρίζεται τις σχετικές διατάξεις όπως, για τα ανωτέρω παραδείγματα, τα Υπουργεία Υγείας και Κοινωνικής Αλληλεγγύης και Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων αντίστοιχα. Τέλος, εν αμφιβολία, σε κάθε περίπτωση, ΕΞΥΠΗΡΕΤΕΙΤΑΙ ο πολίτης και γίνεται επικύρωση.
Γ.3 Πεδίο εφαρμογής των διατάξεων του άρθρου 11 / οριοθέτηση.
Σχετικά με συγκεκριμένα ερωτήματα που τέθηκαν υπόψη μας:
I. ΔΕΝ ΕΠΙΚΥΡΩΝΟΝΤΑΙ
- Ιδιωτικά έγγραφα.
- Έγγραφα που εκδίδουν συμβολαιογράφοι ή δικηγόροι,
- Έγγραφα που προέρχονται από δικαστικές αρχές.
- Έγγραφα που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές και στα πλαίσια αλλοδαπών εννόμων τάξεων.
- Έγγραφα των Νομικών Προσώπων Ιδιωτικού Δικαίου, (όπως, για παράδειγμα, το Ελληνικό Παρατηρητήριο για την Κοινωνία της Πληροφορίας, ο Οργανισμός Πιστοποίησης και Επίβλεψης Αγροτικών Προϊόντων (Ο.Π.Ε.Γ.Ε.Π.), το Εθνικό Κέντρο Νεότητας κ.ά.).
- Έγγραφα των Νομικών Προσώπων Διεθνούς Δικαίου (όπως, για παράδειγμα, το Μεσογειακό Αγρονομικό Ινστιτούτο Χανίων.)
- Έγγραφα των Εκκλησιαστικών Αρχών.
II. ΕΠΙΚΥΡΩΝΟΝΤΑΙ
- Αντίγραφα εγγράφων που εκδίδονται από τις Διπλωματικές και Προξενικές Αρχές της Χώρας μας (Πρεσβείες, Μόνιμες Αντιπροσωπείες σε Διεθνείς Οργανισμούς, Διπλωματικές Αντιπροσωπείες, Γενικά Προξενεία, Προξενεία, Υποπροξενεία) επικυρώνονται, επειδή οι Αρχές αυτές συνιστούν Εξωτερικές Υπηρεσίες του Υπουργείου Εξωτερικών.
- Αντίγραφα αδειών παραμονής αλλοδαπών της Δ/νσης Αλλοδαπών που εκδίδονται από τις Περιφέρειες.
- Αντίγραφα βεβαιώσεων που χορηγούνται σε ομογενείς από χώρες της τέως Σοβιετικής Ένωσης.
- Αντίγραφα βεβαιώσεων και ειδικών σημάτων λειτουργίας τουριστικών επιχειρήσεων που χορηγούνται από τις αρμόδιες υπηρεσίες.
- Αντίγραφα αδειών οδήγησης.
Ειδικά: Σύμφωνα με το υπ’ αριθμ. 50313 / 5468 / 14-9-04 έγγραφο της Δ/νσης Οδικής Ασφάλειας και Περιβάλλοντος του Υπουργείου Μεταφορών και Επικοινωνιών, δεν έχουν θεσπιστεί ειδικές διατάξεις με τις οποίες να επιβάλλεται η επικύρωση αντιγράφων αδειών οδήγησης αποκλειστικά από την αρμόδια κάθε φορά Υπηρεσία Μεταφορών και Επικοινωνιών. Κατά συνέπεια, τα συγκεκριμένα έγγραφα επικυρώνονται από όλες τις Διοικητικές Αρχές, σύμφωνα με τους γενικούς κανόνες που ισχύουν για την επικύρωση αντιγράφων.
Επιβάλλεται, σε κάθε περίπτωση, να ενημερώνονται οι ενδιαφερόμενοι πολίτες ότι τα ακριβή αντίγραφα αδειών οδήγησης, σύμφωνα με το άρθρο 100 του Κώδικα Οδικής Κυκλοφορίας, δεν έχουν νομική ισχύ άδειας οδήγησης και επομένως δε δίνουν στον κάτοχό τους το δικαίωμα να οδηγεί με αυτά.
Γ.4 Ειδικές περιπτώσεις επικυρώσεων.
- Επικύρωση των φωτοαντιγράφων των εντύπων φορολογικών δηλώσεων.
- Επικύρωση φωτοαντιγράφων των εντύπων Ε1 και Ε9 καθώς και παρόμοιων με αυτά εγγράφων (όπως του Ε3, Ε5 κ.λ.π.) γίνεται μόνο από την οικεία Δ.Ο.Υ. όπου φυλάσσονται τα πρωτότυπα των δηλώσεων αυτών.
- Επικύρωση εγχρώμων αντιγράφων.
Έγχρωμα αντίγραφα εγγράφων, που πληρούν τις νόμιμες προϋποθέσεις, επικυρώνονται από Διοικητικές Αρχές, δεδομένου ότι από τις διατάξεις που διέπουν τη διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων, δεν προκύπτει καμία διάκριση μεταξύ εγχρώμων και μη αντιγράφων.
Γ.5 Υποχρέωση των Διοικητικών Αρχών να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων.
Όλες οι Διοικητικές Αρχές είναι υποχρεωμένες να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων. Η αρμοδιότητα επικύρωσης αντιγράφων από τα Κ.Ε.Π δεν καταργεί την ΥΠΟΧΡΕΩΣΗ επικύρωσης αντιγράφων από τις λοιπές Διοικητικές Αρχές.
Κατά συνέπεια είναι ΠΑΡΑΝΟΜΗ τόσο η άρνηση Διοικητικής ή Αστυνομικής Αρχής να επικυρώσει αντίγραφο εγγράφου, με το πρόσχημα ότι αρμόδια για αυτό είναι τα Κ.Ε.Π, όσο και η παραπομπή για τη συγκεκριμένη διοικητική πράξη σε άλλη Διοικητική ή Αστυνομική Αρχή.
Γ.6 Υποχρέωση των Διοικητικών Αρχών να αποδέχονται επικυρωμένα αντίγραφα.
· Οι Διοικητικές Αρχές οφείλουν να αποδέχονται τα - σύμφωνα με τα παραπάνω - επικυρωμένα αντίγραφα.
Κατά συνέπεια:
- Όταν ακριβή αντίγραφα επικυρώσιμων διοικητικών εγγράφων υποβάλλονται στη Διοίκηση γίνονται υποχρεωτικώς αποδεκτά [εκτός αν από ειδικές διατάξεις ορίζεται διαφορετικά όπως, για παράδειγμα, όταν απαιτείται αποκλειστικά η υποβολή πρωτοτύπου].
- Όταν απλά φωτοαντίγραφα επικυρώσιμων διοικητικών εγγράφων υποβάλλονται στη Διοίκηση συνοδευόμενα από υπεύθυνη δήλωση με την οποία βεβαιώνεται η ακρίβεια των υποβαλλομένων στοιχείων, τα απλά αυτά (φωτο) αντίγραφα γίνονται υποχρεωτικώς αποδεκτά, εκτός αν από ειδικές διατάξεις ορίζεται διαφορετικά (όπως, π.χ., όταν απαιτείται αποκλειστικά η υποβολή πρωτοτύπου ή ακριβούς αντιγράφου).
ΔΙΑΚΡΙΤΙΚΗ ΕΥΧΕΡΕΙΑ ΤΩΝ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΑΡΧΩΝ.
Στην περίπτωση, που φωτοαντίγραφα μη επικυρώσιμων εγγράφων (ιδιωτικών, δικαστικών, εκδοθέντων από αλλοδαπές αρχές, κ.α.) υποβάλλονται στη Διοίκηση, συνοδευόμενα από υπεύθυνη δήλωση, με την οποία βεβαιώνεται η ακρίβεια των υποβαλλομένων στοιχείων, η Διοίκηση δεν είναι υποχρεωμένη να τα κάνει αποδεκτά. Εναπόκειται, όμως, στη διακριτική της ευχέρεια να τα κάνει αποδεκτά.
Γ.7 Περιορισμοί στη χρονική ισχύ των ακριβών αντιγράφων.
Από τις διατάξεις του άρθρου 11 του Κώδικα δεν προκύπτουν περιορισμοί στη χρονική ισχύ των ακριβών αντιγράφων.
Χρήσιμο είναι να τονιστεί ότι με την επικύρωση δεν μεταβάλλεται η χρονική ισχύς των εγγράφων. Η επικύρωση ενός αντιγράφου βεβαίως δεν συνιστά ανανέωση, μεταγενέστερη έκδοση, χρονική επέκταση ή παράταση της αρχικής ισχύος κ.ά, αλλά μόνο αναπαραγωγή του πρωτοτύπου, όπως αυτό ισχύει.
Γ.8 Επικύρωση αντιγράφων εγγράφων που φέρουν φωτογραφία.
Αντίγραφα εγγράφων που φέρουν φωτογραφία επικυρώνονται χωρίς την τοποθέτηση /επικόλληση φωτογραφίας σε αυτά και τούτο επειδή η τοποθέτηση /επικόλληση φωτογραφίας στην περίπτωση αυτή συνιστά αλλοίωση ουσιωδών χαρακτηριστικών του πρωτοτύπου εγγράφου, κατά τρόπο ώστε αυτά να μην αποτελούν πλέον «αντίγραφα», κατά την έννοια της ανωτέρω διάταξης.
Η τοποθέτηση /επικόλληση, κατά συνέπεια, φωτογραφίας στα αντίγραφα αυτά όχι μόνον δεν απαιτείται για την επικύρωσή τους αλλά καθιστά παράτυπη την επικύρωση αυτή, δεδομένου ότι η εν λόγω ενέργεια συνιστά αλλοίωση έναντι του πρωτοτύπου εγγράφου.
Σε ό,τι αφορά την ύπαρξη πιθανόν ειδικών διατάξεων αναφορικά με την επικύρωση αντιγράφων σχολικών τίτλων, έχουν ζητηθεί οι απόψεις της αρμόδιας μονάδας του Υπουργείου Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων ( Δ/νση Σπουδών Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης), με έγγραφά μας, στα οποία εκκρεμεί απάντηση. Μέχρι να δοθεί απάντηση, οι Διοικητικές Αρχές καλούνται να εφαρμόζουν τον ανωτέρω γενικό κανόνα.
Γ.9 Αποδοχή από τη Διοίκηση/ Επικύρωση μεταφράσεων των πτυχιούχων του τμήματος μεταφραστών του Ιονίου Πανεπιστημίου.
Οι μεταφράσεις των μεταφραστών πτυχιούχων του Ιονίου Πανεπιστημίου δεν είναι υποχρεωτικά αποδεκτές από τη Διοίκηση και δεν επικυρώνονται από τις Διοικητικές Αρχές, σύμφωνα με την αριθμ. 495 / 2004 γνωμοδότηση του Γ΄ Τμήματος του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, η οποία έγινε αποδεκτή από τον Υπουργό Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης. Είναι πρόδηλο ότι εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια της Διοίκησης να δέχεται ή όχι τις εν λόγω μεταφράσεις.
Δ. Υπεύθυνη Δήλωση / Βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής.
Δ.1 Από τις διατάξεις που διέπουν την υπεύθυνη δήλωση δεν απαιτείται για την υποβολή της η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του δηλούντος, εκτός αν ορίζεται διαφορετικά [όπως, για παράδειγμα, με την απόφαση του Υπουργού Μεταφορών και Επικοινωνιών «¶δειες οδήγησης αυτοκινήτων, μοτοσικλετών και τετρακύκλων» -Φ.Ε.Κ. 526 / Β΄/ 3.5.1999].
Δ.2 Βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής με διαβατήριο του οποίου έχει λήξει η ισχύς.
Κάθε ενδιαφερόμενος πολίτης μπορεί να ζητήσει να βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής του από οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή και με την επίδειξη του διαβατηρίου του, εφόσον τούτο είναι σε ισχύ.
Ε. φορεις που δεν υπαγονται στις διατάξεις του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (και των οποιων τα εγγραφα δεν επικυρωνονται).
Διευκρινίζεται ότι, σύμφωνα με την αριθμ. 552/2004 γνωμοδότηση της Ολομέλειας του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, η οποία έγινε αποδεκτή από τον Υπουργό Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης:
Δεν υπάγονται στις διατάξεις των άρθρων 4 και 5 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν. 2690/ 1999), όπως αυτός τροποποιήθηκε και συμπληρώθηκε με τους νόμους 3230/2004 και 3242/2004, σε ότι αφορά στη διεκπεραίωση υποθέσεων των πολιτών και στην πρόσβασή τους σε διοικητικά έγγραφα, οι παρακάτω φορείς:
-Η Δημόσια Επιχείρηση Ηλεκτρισμού ( Δ.Ε.Η.)
-Ο Οργανισμός Τηλεπικοινωνιών Ελλάδος ( Ο.Τ.Ε.)
- Οι φορείς που εξέρχονται από το δημόσιο τομέα.
-Οι δημοτικές και κοινοτικές επιχειρήσεις που συστήνονται με βάση το άρθρο 277 του Π.Δ. 410 / 1995.
Επίσης στους φορείς αυτούς δεν έχουν εφαρμογή οι δεσμεύσεις και οι χρηματικές κυρώσεις, που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 5 του Ν. 1943/1991, σε ότι αφορά στο δικαίωμα των πολιτών για την καταβολή αποζημίωσης, λόγω μη τήρησης προθεσμίας από τις Διοικητικές Αρχές.
ΣΤ. Μητρώο Υπηρεσιών και Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης.
Με μέριμνα της Διεύθυνσης Οργανωτικής Ανάπτυξης της Υπηρεσίας μας συντάχθηκε Μητρώο Υπηρεσιών και Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης, στο οποίο έχει γίνει συστηματική καταγραφή όλων των Υπηρεσιών και Φορέων της Ελληνικής Διοίκησης. Από το μητρώο προκύπτει, σε ό,τι αφορά το πεδίο της επικύρωσης αντιγράφων, πληροφόρηση σε σχέση με αν συγκεκριμένα έγγραφα πηγάζουν από φορείς εντός του πεδίου εφαρμογής των σχετικών διατάξεων (Δημόσιο, Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης, Νομικά Πρόσωπα Δημοσίου Δικαίου) ή, αντίστροφα, από φορείς εκτός του πεδίου ( Νομικά Πρόσωπα Ιδιωτικού Δικαίου, Ανώνυμες Εταιρείες κ.ά.).
Ζ. Η παρούσα εγκύκλιος, όπως και το σύνολο του υλικού τεκμηρίωσης για το πεδίο της επικύρωσης αντιγράφων και της βεβαίωσης του γνησίου της υπογραφής (εγκύκλιοι, Γνωμοδοτήσεις του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους κ.α.), βρίσκεται στο δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας - www.gspa.gr- στη διαδρομή Δημόσια Διοίκηση/ Οργάνωση/ Επικύρωση Αντιγράφων .
Η. Κατόπιν των ανωτέρω, παρακαλούνται οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων καθώς και οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Περιφερειών, να κοινοποιήσουν την παρούσα σε όλους τους φορείς του δημοσίου τομέα που εποπτεύουν, συμπεριλαμβανομένων και των Ο.Τ.Α. α΄ και β΄ βαθμού.
Δεδομένου ότι η μη ομοιόμορφη εφαρμογή των διατάξεων που αφορούν στην επικύρωση αντιγράφων εγγράφων, συνιστά μείζονα δυσλειτουργία της Διοίκησης, η οποία καταλήγει σε βάρος της εξυπηρέτησης των ενδιαφερομένων πολιτών, οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων σε συνεργασία με τις Διευθύνσεις Οργάνωσης, παρακαλούνται επίσης να μας υποδείξουν, άμεσα, τυχόν ειδικές διατάξεις, με τις οποίες έγγραφα ή διαδικασίες, που άπτονται των αρμοδιοτήτων τους, εξαιρούνται από τα ανωτέρω.
Ακόμα και οι Υπηρεσίες, για τις οποίες δεν υφίσταται καμία εξαίρεση, καλούνται να μας ενημερώσουν άμεσα.