Για μια επιχείρηση, η διαχείριση της παραγωγής έντυπου υλικού αποτελεί σημαντικό κομμάτι για την πορεία και τη λειτουργία της. Μπορεί η ψηφιακή εποχή να αλλάζει συνεχώς το περιβάλλον εργασίας και την καθημερινότητά, όμως η ανάγκη δημιουργίας και χρήσης εντύπων παραμένει σταθερή.
Για μια επιχείρηση, η διαχείριση της παραγωγής έντυπου υλικού αποτελεί σημαντικό κομμάτι για την πορεία και τη λειτουργία της. Μπορεί η ψηφιακή εποχή να αλλάζει συνεχώς το περιβάλλον εργασίας και την καθημερινότητά, όμως η ανάγκη δημιουργίας και χρήσης εντύπων παραμένει σταθερή. Ειδικότερα, όταν η δραστηριότητα παραγωγής μπορεί να αποβεί οικονομικά αλλά και λειτουργικά επιζήμια για την ίδια την επιχείρηση, είναι αναγκαία η εκπόνηση κατάλληλου πλάνου διαχείρισής. Για αυτό δημιουργήθηκαν οι υπηρεσίες διαχειριζόμενης εκτύπωσης (Managed Print Services), με σκοπό τη βελτίωση και την ενίσχυση του απόλυτου ελέγχου στις εκτυπώσεις, καθώς και την εξασφάλιση σημαντικής μείωσης στο κόστος τους.
Μέσω της χρήσης των MPS υπηρεσιών, προσφέρονται σημαντικές δυνατότητες για μια εταιρεία. Ένας εξωτερικός συνεργάτης μπορεί να αναλάβει το σύνολο των εργασιών της που αφορούν τη συντήρηση των εκτυπωτικών μηχανημάτων (εκτυπωτές, σαρωτές, πολυμηχανήματα), την ομαλή και ασφαλή λειτουργία τους, αλλά και την αποδοτική μείωση του συνολικού κόστους των εκτυπώσεων. Άλλωστε, είναι πλέον γεγονός, ότι η πλειονότητα των επιχειρήσεων δεν έχουν σαφή εικόνα του κόστους των εκτυπωτικών τους εργασιών και πως μπορούν να το διαχειριστούν αποδοτικά. Έτσι, οι υπηρεσίες MPS συνεισφέρουν στην παρακολούθηση, καταγραφή και έλεγχο των εκτυπωτικών συνηθειών της εκάστοτε εταιρείας.
Πλεονεκτήματα που προσφέρουν οι υπηρεσίες MPS
Ο εκάστοτε πάροχος των MPS, λόγω της μεγαλύτερης εμπειρίας και εξειδικευμένης γνώσης στη διαχείριση του εκτυπωτικού εξοπλισμού, μπορεί να δώσει λύσεις σε λιγότερο χρόνο από ότι το τμήμα ΙΤ μιας εταιρίας. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την δημιουργία και παροχή ενός οργανωμένου print management plan με αρκετά πλεονεκτήματα. Ας τα εξετάσουμε ένα-ένα.
- Μείωση του κόστους των εκτυπωτικών αναγκών, τόσο από άποψη αναλώσιμων, όσο κι από την άποψη της διαχείρισης του εκτυπωτικού της στόλου. Με τις υπηρεσίες MPS, δίνεται μιας σαφής εικόνα της κατάστασης εκείνων των συσκευών που μπορούν να ανταποκριθούν πλήρως και εκείνων που χρειάζονται αντικατάσταση, ώστε να δημιουργηθεί ένα πλάνο που να προσαρμόζεται ανάλογα με το budget της κάθε επιχείρησης.
- Παροχή και ενίσχυση της ασφάλειας των δεδομένων. Οποιαδήποτε δεδομένα αποστέλλονται για εκτύπωση, αποθηκεύονται προσωρινά στη κεντρική μονάδα του σκληρού δίσκου της συσκευής. Οι πιθανότητες υποκλοπής ή παραβίασης των δεδομένων δεν είναι λίγες, γεγονός που καθιστά απαραίτητη την ενίσχυση της ασφάλειας του συστήματός της. Με τη χρήση των υπηρεσιών MPS πραγματοποιείται συχνά έλεγχος, ώστε οποιαδήποτε εμφάνιση κενών ασφαλείας να καλυφθούν άμεσα.
- Αυτοματοποίηση των λειτουργιών της σε συνδυασμό με την αύξηση της παραγωγικότητάς. Με την υιοθέτηση ενός προγράμματος MPS, η επιχείρηση θα μεταβιβάσει λοιπές ανάγκες λειτουργίας, όπως παραγγελίες toner και λοιπών αναλώσιμων στον εκάστοτε πάροχο, ο οποίος θα παρακολουθεί και θα τις ορίζει αυτόματα. Ταυτόχρονα όμως, θα αναλαμβάνει την τεχνική υποστήριξη του εκτυπωτικού της στόλου και τη διαχείριση πιθανών βλαβών. Συνεπώς, η διαδικασία της εκτύπωσης γίνεται ευκολότερη για τους υπαλλήλους, αφού δε θα είναι απαραίτητη η διαχείριση των όποιων προβλημάτων από τους ίδιους. Παράλληλα, διατηρούνται σε υψηλά επίπεδα παραγωγικότητας ενώ μπορούν να αποδώσουν περισσότερο σε λιγότερο χρόνο, συνεισφέροντας σημαντικά στο workflow της επιχείρησης και την απρόσκοπτη λειτουργία της.
- Ενίσχυση της περιβαλλοντικής συνείδησης και προστασίας. Είναι εξίσου σημαντικό, με τη συνακόλουθη ενίσχυση και βελτιστοποίηση των διαδικασιών εκτύπωσης, να υπάρχει θετικό αντίκτυπο για το περιβάλλον. Με την εφαρμογή των MPS υπηρεσιών τίθενται στόχοι που μπορούν να συμβάλουν καθοριστικά στη μείωση της κατανάλωσης ενέργειας, καθώς και της χρήσης χαρτιού. Αυτό σημαίνει πως ο εξορθολογισμός τους μπορεί να οδηγήσει σε περιορισμό αποβλήτων και της ακατάσχετης κατανάλωσης ενέργειας.
Όλα τα προαναφερθέντα πλεονεκτήματα δεν αποτελούν μέλημα μονάχα των μεγάλων επιχειρήσεων και συγκεκριμένων κλάδων αλλά και εταιρειών με μικρότερο μέγεθος με μεγάλους στόχους. Από τις υπηρεσίες διαχειριζόμενης εκτύπωσης μπορούν να επωφεληθούν μικρότερες νοσοκομειακές και ξενοδοχειακές μονάδες, λογιστικά και δικηγορικά γραφεία, εκπαιδευτικά κέντρα, αλλά και ιδιωτικά γραφεία που παρέχουν διαφορετικές υπηρεσίες και έχουν ανάγκη από απομακρυσμένη τεχνική υποστήριξη των εκτυπωτικών τους λειτουργιών.
Με γνώμονα την παροχή ολοκληρωμένων λύσεων και υπηρεσιών εκτύπωσης και τεχνολογίας, η EuroSupplies προσφέρει την ιδανική λύση για την εφαρμογή MPS. Αφουγκραζόμενη τον παλμό και τις ανάγκες της αγοράς και των επιχειρήσεων, τόσο του ιδιωτικού όσο και του δημόσιου τομέα, μπορεί να διαμορφώσει τη βέλτιστη λύση για τις ανάγκες κάθε επιχείρησης και οργανισμού μέσω του έμπειρου και άρτια εκπαιδευμένου ανθρωπίνου δυναμικού της. Ως εξωτερικός συνεργάτης, αναλαμβάνει να εφαρμόσει τις καταλληλότερες μεθόδους προσέγγισης και επίλυσης οποιονδήποτε αδυναμιών μιας επιχείρησης, ώστε να συμβάλει στη βελτίωση και συνακόλουθη ανάπτυξής της.