Μην επιλέξετε ERP αν δεν ακολουθήσετε αυτά τα 8 βήματα

Στις μέρες μας, αρκετές εταιρείες προσπαθούν να ικανοποιήσουν τις διαρκώς αυξανόμενες απαιτήσεις των πελατών τους για βελτιωμένη ποιότητα, ταχύτερη  και εξατομικευμένη εξυπηρέτηση, με μόνο όπλο άκαμπτα ή απαρχαιωμένα  τεχνολογικά εργαλεία. Για να αντιμετωπίσουν αυτή την πρόκληση, πολλοί οργανισμοί επαναπροσδιορίζουν τον τρόπο με τον οποίο δουλεύουν και προχωρούν στον ψηφιακό μετασχηματισμό τους με στόχο την αυτοματοποίηση των λειτουργιών τους: από τη διαχείριση οικονομικών και ανθρώπινων πόρων έως την αλυσίδα εφοδιασμού και τη γραμμή παραγωγής.  Η διαδικασία αυτή ιδανικά χρειάζεται να ξεκινήσει από τα βασικά συναλλακτικά συστήματα που αξιοποιεί η επιχείρηση, όπως την εγκατάσταση ή την αναβάθμιση ενός συστήματος Διαχείρισης Εταιρικών Πόρων (Enterprise Resource Planning – ERP).

Στο πλαίσιο αυτό, πληθώρα μελετών έχει αναδείξει τα βασικά χαρακτηριστικά που χρειάζεται να τηρεί ένα ERP σύστημα προκειμένου, όχι μόνο να συμβάλει τα μέγιστα στην ανάπτυξη του οργανισμού, αλλά και να μην απαξιωθεί ως επένδυση σε σύντομο χρονικό διάστημα. Σε αυτά συμπεριλαμβάνονται η δυνατότητα λειτουργίας σε cloud υποδομές, και η υιοθέτηση τεχνολογιών τεχνητής νοημοσύνης (A.I., artificial intelligence), μηχανικής μάθησης (machine-learning) και analytics.

Ταυτόχρονα, τόσο η σημαντικότητα αλλά όσο και ο όγκος της επένδυσης καθιστούν απαραίτητη την ύπαρξη σαφή στρατηγικού σχεδιασμού και την εποπτεία κάθε σταδίου της διαδικασίας. Βασικοί άξονες ερωτημάτων που οφείλει μια επιχείρηση να απαντήσει αφορούν

• στα προβλήματα που επιθυμεί να επιλύσει ή στις συνθήκες που χρειάζεται να βελτιώσει μέσω ενός τέτοιου συστήματος
• στο ύψος της επένδυσης που είναι διατεθειμένη να πραγματοποιήσει για το σκοπό αυτό και σε τί χρονικό ορίζοντα.

Προκειμένου να απαντήσετε κι εσείς τέτοιου είδος ερωτήματα, καλό είναι να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:

1. Δημιουργείστε ομάδα εργασίας, αποτελούμενη από στελέχη αλλά και (υφιστάμενους ή δυνητικούς) χρήστες του ERP συστήματος, οι οποίοι και θα συναποφασίζουν σε κάθε στάδιο της διαδικασίας επιλογής. Ο συνδυασμός των κριτηρίων και των απαιτήσεων που θα φέρει «στο τραπέζι» μια τέτοια ομάδα αποδεικνύεται ιδιαίτερα χρήσιμος, καθώς συνδυάζει τη στρατηγική σκέψη και στόχευση με την πρακτικότητα της καθημερινότητας.
2. Εκτιμήστε την τρέχουσα κατάσταση. Η ομάδα εργασίας θα καταγράψει τί γίνεται ήδη καλά μέσα στον οργανισμό, ποιες είναι οι επιπλέον ανάγκες που χρειάζεται να καλυφθούν, καθώς και τις προκλήσεις και τις αδυναμίες που μπορούν να επιλυθούν με το ERP.
3. Ορίστε προδιαγραφές, δηλαδή τα χαρακτηριστικά και τις λειτουργίες του συστήματος που είναι σημαντικά για την εταιρεία σας, του ποσού που προτίθεται να δαπανήσει ο οργανισμός για αυτά καθώς και του ιδανικού χρονοδιαγράμματος υλοποίησης. Η διαβάθμιση της σπουδαιότητας (προτεραιοποίηση) των κριτηρίων αυτών είναι επίσης απαραίτητη,  καθώς μπορεί να οδηγήσει σε αποφάσεις σχετικά με την υποκατάσταση υφιστάμενων συστημάτων ή και την επιλογή τεχνολογίας (cloud, on premise, πρόσβαση από κινητά ή tablets κλπ.) .
4. Κάντε έρευνα αγοράς. Επικοινωνήστε με όσους το δυνατόν περισσότερους υποψήφιους προμηθευτές για ανταλλαγή τεχνογνωσίας. Απευθυνθείτε σε εταιρείες με αποδεδειγμένη εμπειρία σε υλοποίηση έργων ERP και προσπαθήστε να πάρετε μια «πρώτη γεύση» του αν σας ταιριάζουν.
5. Διαμορφώστε την τελική λίστα επιλογής, αποκλείοντας προμηθευτές που δεν τηρούν τα κριτήρια και τους στόχους σας, τόσο ποιοτικά όσο και ποσοτικά.
6. Ζητήστε παρουσιάσεις,  Κανονίστε συναντήσεις με τους προμηθευτές που έχουν προκριθεί για επιδείξεις των λύσεων τους με γνώμονα σενάρια βάσει ειδικά προσαρμοσμένα στη δική σας επιχειρηματική πραγματικότητα.
7. Κάντε ερωτήσεις! Ζητήστε διευκρινήσεις σε δύσκολα ή «ευαίσθητα» θέματα , όπως η οικονομική ευρωστία του υποψήφιου προμηθευτή, ο βαθμός εξειδίκευσης του προσωπικού του, ακόμα και για πιθανές αστοχίες που είχε σε προηγούμενες εγκαταστάσεις. Αξιολογήστε αν σας καλύπτουν οι απαντήσεις και εάν οι προμηθευτές δείχνουν να κατανοούν τις ανάγκες σας.
8. Ζητήστε συστάσεις! Μη διστάσετε να επικοινωνήστε με εταιρείες που έχουν ενσωματώσει τα ERP συστήματα που σας ενδιαφέρουν. Αναζητήστε την εμπειρία άλλων στελεχών τόσο σε επίπεδο συνεργασίας με τον εκάστοτε υποψήφιο προμηθευτή αλλά και ως προς τα ποιοτικά χαρακτηριστικά της λύσης που σας προτείνουν.

Στην Athens Technology Center (ATC) συνδυάζουμε τη βαθιά γνώση εφαρμογών ERP, με εκτενή εμπειρία σε επιχειρησιακές διαδικασίες και πρακτικές καθώς και σε ελεγκτικούς μηχανισμούς. Από το 2001 είναι ο Αποκλειστικός Διανομέας των λύσεων Epicor ERP σε Ελλάδα και Κύπρο, έχοντας εξασφαλίσει 15 πιστοποιήσεις για επιτυχημένες υλοποιήσεις στους τομείς της εφοδιαστικής αλυσίδας, της βιομηχανικής παραγωγής, της ναυτιλίας, της υγείας, των ΜΜΕ, των ασφαλειών & του ευρύτερου χρηματοπιστωτικού τομέα.

Με όχημα τις τακτικές αυτές μπορούμε να υποστηρίξουμε και τη δική σας εταιρεία, με στόχο την επιλογή ενός συστήματος ERP το οποίο αξιοποιεί στο μέγιστο τις δυνατότητες της τεχνολογίας, συμβάλει στην κανονιστική συμμόρφωση του οργανισμού σας και κυρίως, θα σας βοηθήσει στη μείωση των λειτουργικών δαπανών μέσω της βελτιστοποίησης των επιχειρηματικών σας διαδικασιών.