Ψηλά στην ατζέντα των επιχειρήσεων η διαχείριση των εταιρικών εξόδων

Προτεραιότητα «μεγάλης» ή «πολύ μεγάλης» σημασίας αποτελεί για το 95% των ελληνικών επιχειρήσεων η διαχείριση των εταιρικών εξόδων, όπως προκύπτει από έρευνα που πραγματοποιήθηκε προσφάτως για λογαριασμό της Edenred.

Την ίδια ώρα, ωστόσο, πάνω από το 50% των επιχειρήσεων δηλώνει «δυσαρεστημένο» από τον μέχρι στιγμής τρόπο διαχείρισης των εξόδων, γεγονός το οποίο αποτυπώνει την επιθυμία εξεύρεσης νέων τρόπων επίλυσης.

Η δυσαρέσκεια των επιχειρήσεων, σύμφωνα με τα στοιχεία της έρευνας, ποικίλλει σημαντικά ανά είδος εξόδων. Συγκεκριμένα, το ποσοστό δυσαρέσκειας διαμορφώνεται ανά δαπάνη ως εξής:

• Διαχείριση γευμάτων εκτός έδρας (~65%)
• Καύσιμα και εταιρικά γεύματα (55%)
• Διαμονή σε ξενοδοχεία (52%)

Στην έρευνα, παράλληλα, αποτυπώνεται και ο τρέχων τρόπος διαχείρισης των εταιρικών εξόδων, με τους πιο δημοφιλής να είναι οι εξής:

• Προκαταβολή από το λογιστήριο (μετρητά ή κατάθεση σε λογαριασμό του υπαλλήλου) σε ποσοστό 57,6%
• Απολογιστικά, με τους υπαλλήλους να καλύπτουν αρχικά τα έξοδα και εν συνεχεία να συντάσσουν εξοδολόγιο προκειμένου να αποζημιωθούν, σε ποσοστό 49,3%

Την ίδια ώρα, ως οι πιο σημαντικές προκλήσεις αναδεικνύονται οι παρακάτω:

• Η έλλειψη ελέγχου κατά τη χρήση καρτών ή μετρητών, η οποία μπορεί να εκθέσει και τα δύο μέρη σε κίνδυνο λόγω υψηλών πιστώσεων
• Οι χρονοβόρες διαδικασίες που αφενός μειώνουν την παραγωγικότητα, αφετέρου δημιουργούν δυσάρεστο κλίμα όταν απαιτείται η επιστροφή χρημάτων
• Η δυσκολία στην εκταμίευση μετρητών λόγω των υφιστάμενων capital controls
• Η υψηλή γραφειοκρατία (π.χ. συλλογή και κατάθεση αποδείξεων) που μπορεί να οδηγήσει σε απώλειες αποζημίωσης αλλά και λάθη

Όπως καθίσταται σαφές από τα παραπάνω ευρήματα, η ανάγκη εξεύρεσης μιας νέας λύσης στη διαχείριση εξόδων, είναι παραπάνω από επιτακτική. Σύμφωνα με την έρευνα, μάλιστα, αυτή η λύση οφείλει να χαρακτηρίζεται από τα εξής στοιχεία:

• Καλύτερο reporting και έλεγχος (50,3%)
• Μείωση του χρόνου διαχείρισης (55,9%)
• Συμμόρφωση με τη νομοθεσία και κατάργηση αποθήκευσης ερωτηματολογίων (πάνω από 1 στις 3 επιχειρήσεις)
• Μείωση κόστους και συμμόρφωση των εξόδων με την πολιτική της εταιρείας (1 στους 10 ερωτηθέντες)

Τα παραπάνω στοιχεία αποτελούν προτεραιότητα για πάνω από 8 στις 10 επιχειρήσεις, με τη γραφειοκρατία και την εξοικονόμηση χρόνου να βρίσκονται στην κορυφή.

Την ίδια ώρα, μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις καλούνται να αντιμετωπίσουν μια σειρά προβλημάτων, τα οποία εκτείνονται από τη δυσκολία κάλυψης των εξόδων κίνησης έως την έλλειψη ελέγχου.

Συγκεκριμένα:

• Μεγάλος αριθμός εργαζομένων εν κινήσει, που μεταφράζεται σε πολλά γεύματα εκτός έδρας, διαμονή, καύσιμα και μετακινήσεις
• Έλλειψη ελέγχου κατά τη χρήση πιστωτικών καρτών ή μετρητών από τους εργαζομένους
• Χρονοβόρες διαδικασίες διαχείρισης των εταιρικών εξόδων και αυξημένος χρόνος διαχείρισης από το λογιστήριο
• Υψηλή γραφειοκρατία για συλλογή και  καταχώρηση αποδείξεων
• Καθυστέρηση στην αποζημίωση των εργαζομένων
• Κίνδυνος λαθών
• Κίνδυνος προστίμων σε περίπτωση ελέγχου και δυσκολία συμμόρφωσης με τη νομοθεσία
• Αδυναμία άμεσου χειρισμού «έκτακτων δαπανών», λόγω αυξημένου φόρτου εργασίας

Στα παραπάνω προβλήματα, ωστόσο, απάντηση έρχεται να δώσει η λύση «Spendeo», η οποία παρέχεται από την Edenred και συνδυάζει την ευελιξία μιας επαναφορτιζόμενης, προπληρωμένης κάρτας, τον έλεγχο μιας online πλατφόρμας διαχείρισης που καταγράφει και ενημερώνει τις συναλλαγές των εταιρικών καρτών, αλλά και τη φορητότητα μιας σύγχρονης mobile εφαρμογής, η οποία επιτρέπει τόσο στον διαχειριστή όσο και στους εργαζομένους να έχουν διαρκή έλεγχο επί των εταιρικών τους εξόδων.

Συνοπτικά, τα πλεονεκτήματα της συγκεκριμένης λύσης είναι τα εξής:

• Έλεγχος
• Ασφάλεια
• Δυνατότητα ορισμού ειδικών κανόνων, σύμφωνα με την εταιρική πολιτική
• Απλούστευση των διαδικασιών διαχείρισης
• Μείωση του χρόνου και τους κόστους διαχείρισης των εξόδων

Εταιρείες που χρησιμοποιούν τη λύση «Spendeo», έχουν επιτύχει  μείωση του χρόνου για την εκκαθάριση των εξοδολογίων τους έως και 80%, «απελευθερώνοντας» σημαντικό χρόνο για σπουδαιότερες και παραγωγικότερες εργασίες.

Παράλληλα, μια τέτοια λύση μπορεί να προσφέρει τα εξής, βασικά προνόμια:

• Τέλος στη διαχείριση μετρητών, προκαταβολών και στη χρήση προσωπικών καρτών, δεδομένου ότι τα εταιρικά έξοδα πραγματοποιούνται πλέον μέσω επαναφορτιζόμενων εταιρικών καρτών «Spendeo»
• Μείωση του κινδύνου έκθεσης της εταιρείας σε δαπάνες που δεν αφορούν σε εταιρικά έξοδα, εξαιτίας των υψηλών πιστωτικών ορίων από εταιρικές πιστωτικές κάρτες
• Απλοποίηση της διαδικασίας εξοδολογίων μέσω της mobile εφαρμογής και της online πλατφόρμας Spendeo, μειώνοντας έτσι το κόστος και το χρόνο διαχείρισης από το λογιστήριο
• Άμεση επαναφόρτιση για μειωμένους χρόνους διαχείρισης